Processus métier

Syndic

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les priorités de croissance : copropriétés adaptées à la capacité, mandats rentables, renouvellements préparés et portefeuilles géographiquement cohérents
Fixer des objectifs de portefeuille, chiffre d’affaires, marge, qualité et rétention
Comparer le portefeuille visé à la capacité réelle des gestionnaires et prestataires
Comparer chaque mois objectifs, entrées, sorties, charge, honoraires et marge

À chaque opportunité

Développer le portefeuille avec : prescripteurs locaux, demandes de conseils syndicaux, diagnostic de reprise, proposition de contrat et calendrier de renouvellement
Confirmer l’identité du mandant, son besoin, ses priorités et les décideurs
Qualifier avant proposition : nombre de lots, budget, impayés, travaux, litiges, contrats, sinistres, archives disponibles, fin du mandat actuel et attentes du conseil syndical
Calculer le temps, les prestataires, les frais et la marge attendue

À chaque nouveau dossier

Ouvrir ou reprendre le dossier avec : règlement et état descriptif, liste des copropriétaires et lots, contrats, comptes, archives, sinistres, travaux, accès et échéances
Vérifier le périmètre confié, la date d’effet, les délégations et les honoraires
Contrôler avant démarrage : mandat et date d’effet, compte séparé et fonds concernés, soldes, registre, fiche synthétique, carnet d’entretien, contrats, assurances et trois derniers procès-verbaux disponibles
Importer les données en conservant leur source et leur date de vérification

À chaque remplacement

Créer une fiche de passation avec portefeuille, urgences, échéances, accès et contacts
Contrôler avant remplacement : portefeuille attribué, prochaines AG, urgences, impayés, travaux, accès, délégations, interlocuteurs et décisions en attente
Transmettre les dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
Informer les interlocuteurs lorsque le changement affecte le traitement

Chaque mois

Créer un budget par mandat avec honoraires, temps standard, frais, prestataires et exceptions
Tracer particulièrement les risques de marge : nombre de lots, AG supplémentaires, sinistres, travaux, impayés, sollicitations, déplacements et prestations particulières
Affecter chaque coût et produit au bon dossier et à la bonne période
Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et temps consommé

Chaque mois

Tenir à jour les obligations applicables : carte professionnelle adaptée, RCP, garantie financière selon détention de fonds, mandat, compte séparé, registre national, fiche synthétique, carnet d’entretien et documents accessibles
Vérifier avant action la validité du mandat, du pouvoir et de la pièce requise
Conserver la preuve, sa date, sa source et sa durée de validité
Ne pas utiliser une donnée ou un fonds au-delà du mandat et de la finalité autorisés

Chaque mois

Déléguer explicitement : mesure conservatoire, devis sous plafond, intervention urgente, relance, information du conseil syndical et escalade
Classer l’arbitrage selon sécurité, délai légal ou contractuel, impact et coût
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
Escalader immédiatement danger, sinistre majeur, fonds non justifiés ou document obligatoire absent

À chaque réclamation

Constituer la réclamation avec : copropriété, lot, demandeur, règlement, décision d’AG, chronologie, échanges, intervention, facture et réponse
Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le logement ou l’immeuble si nécessaire
Comparer mandat, chronologie, échanges, décisions, factures et preuves disponibles
Répondre avec faits établis, action, délai et interlocuteur

Chaque jour

Standardiser l’exploitation : ordre du jour, pièces jointes, convocation, pouvoirs, tenue de l’AG, vote, procès-verbal, notification et exécution des décisions
Préparer l’opération à partir des informations vérifiées du dossier
Tracer dans chaque dossier : question inscrite, devis, résolution, vote, réserve, décision, notification, responsable d’exécution et échéance
Informer les parties lorsqu’un délai, un coût ou un résultat change

Chaque semaine

Justifier les flux et honoraires avec : contrat de syndic, période, forfait, prestations particulières autorisées, décisions applicables, temps et justificatifs
Contrôler montant, autorisation, imputation et coordonnées avant émission ou paiement
Rapprocher les mouvements et traiter immédiatement les écarts
Relancer avec référence, montant, échéance, pièce et prochaine étape

Chaque semaine

Créer une vue portefeuille avec dossier, statut, échéance, incident, flux et prochaine action
Identifier les dossiers à risque : assemblée générale proche, impayé, sinistre, travaux votés, contrat à renouveler, pièce réglementaire absente et demande sans réponse
Affecter à chaque écart un responsable et une échéance
Revoir chaque semaine urgences, retards, impayés, travaux et pièces manquantes

À chaque événement

Piloter les événements sensibles avec : appel de fonds ou impayé, travaux votés, sinistre, urgence technique, devis, autorisation, prestataire, assurance et information des copropriétaires
Qualifier danger, responsabilité présumée, urgence, accès, assurance et personnes touchées
Déclencher la mesure autorisée puis conserver devis, accord, photos et échanges utiles
Suivre intervention, délai, coût, réserve et conséquence sur le dossier