Processus métier

Société de recouvrement

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir les priorités de l’activité : recouvrement amiable B2B ou B2C, typologie de créances, encours confiés, accords, paiements, contestations, délais et reversements
Fixer les objectifs de dossiers, revenus, récurrence, délai, qualité et risque
Comparer chaque mois demandes, transformations, portefeuille, incidents, revenus et rentabilité
Ne pas développer une activité sans statut, capacité, assurance, partenaire et contrôle adaptés

À chaque demande

Qualifier chaque demande avec : créancier, débiteur, contrat ou facture, preuve de prestation, montant détaillé, échéance, prescription, relances, contestation et procédure existante
Recueillir les informations nécessaires sans orienter les réponses ni masquer les risques
Vérifier cohérence, complétude, justificatifs et personnes habilitées à décider
S’abstenir de proposer ou d’agir lorsque les informations indispensables manquent

À chaque dossier

Ouvrir chaque dossier avec : créancier, débiteur, origine de la dette, contrat, facture, livraison ou prestation, principal, intérêts, échéance, relances et mandat
Vérifier identité, coordonnées, capacité, pouvoirs et cohérence des pièces
Réaliser avant toute action : mandat, créance certaine liquide et exigible, identité, pièces, prescription, contestation, procédure collective et absence de titre ou procédure incompatible
Classer questionnaire, justificatifs, propositions, décisions, contrats et preuves de remise

Chaque semaine

Tenir une matrice compétences, statuts, produits, portefeuilles, titulaires et suppléants
Séparer conseil, validation et mouvement sensible lorsque le risque le justifie
Revoir chaque semaine absences, charge, habilitations et échéances sans couverture

Chaque mois

Définir les temps, coûts, revenus et risques attendus par type de dossier
Imputer temps, frais, reprises, partenaires et incidents au bon portefeuille
Comparer chaque mois volume, conversion, revenu, coût de service, risque et marge
Revoir le segment, le partenaire ou le prix avant de poursuivre un portefeuille durablement déficitaire

Chaque mois

Tenir à jour les obligations propres au métier : déclaration d’activité et assurance applicables, mandat, CPCE, mentions de mise en demeure, pratiques loyales, frais, données, encaissements et réclamations
Actualiser connaissance client, vigilances, consentements et preuves de conseil selon le risque
Qualifier tout conflit, anomalie, soupçon ou manquement et appliquer l’escalade prévue
Revoir chaque trimestre contrôles, dossiers échantillonnés, réclamations et plans de correction

Chaque semaine

Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à informer
Escalader ou arbitrer sans délai : créance prescrite ou contestée, paiement direct, débiteur vulnérable, usurpation, procédure collective, menace, frais indus ou confusion avec l’exécution forcée
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider l’action engageante
Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou prises hors délégation

À chaque proposition

Formaliser la proposition avec : mandat de recouvrement, périmètre amiable, créances acceptées, honoraires, reversements, reporting, données, sortie et passage éventuel au judiciaire
Comparer la solution au profil et expliquer les écarts, limites, exclusions et alternatives
Remettre les informations et preuves requises avant l’engagement du client
Ne jamais présenter comme garanti un résultat, un rendement, une acceptation ou un recouvrement incertain

Chaque jour

Coordonner les tiers et opérations suivants : créancier, débiteur, service comptable, médiateur, mandataire judiciaire, commissaire de justice ou avocat lorsque mandaté
Transmettre uniquement les pièces autorisées et conserver la preuve d’envoi
Qualifier chaque retour, demande complémentaire, refus ou condition avant de répondre au client
Relancer chaque semaine les éléments sans réponse et escalader les échéances menacées

À chaque absence

Organiser la passation avec : mandat, créancier, débiteur, origine, pièces, montant, exigibilité, prescription, contacts, contestation, accord, paiement et prochaine action
Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
Faire confirmer la reprise des urgences, accès et prochaines actions

Chaque semaine

Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, reversements, remboursements et validations
Comparer facture ou bordereau, contrat, service ou flux reçu, montant et autorisation
Rapprocher chaque semaine doublons, avoirs, paiements, reversements et banque

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : logiciel recouvrement, téléphonie enregistrée selon cadre, GED, banque ou compte affecté applicable, portail client, paiements et export des campagnes
Attribuer un accès individuel limité au portefeuille et aux opérations nécessaires
Retirer les droits le jour du départ ou du changement d’habilitation
Tester chaque mois doubles authentifications, comptes inactifs, exports et accès anormaux