Processus métier

Salle de sport

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement : abonnements, accès libre, cours collectifs et coaching, zones, amplitudes, capacité, affluence, équipements, masse salariale, rétention et marge
Fixer objectifs de prospects, essais, ventes, assiduité, renouvellements, chiffre, satisfaction et marge
Comparer chaque nouvelle offre aux qualifications, espaces, équipements, temps, sécurité et demande disponible
Comparer chaque semaine demandes, essais, remplissage, annulations, créneaux sous-utilisés et capacité restante

Chaque semaine

Activer les canaux adaptés : fiche Google, site, réseaux, offres d’essai, visites, parrainage, entreprises locales, partenaires de quartier et campagnes selon capacité réelle
Tenir à jour fiche Google, site, horaires, photos, tarifs d’appel et moyens de réservation
Qualifier chaque demande avec objectif, niveau, disponibilité, lieu, format, budget et date de démarrage
Proposer un essai ou un échange adapté puis confirmer lieu, horaire, tenue, matériel et conditions

Chaque jour

Cartographier le planning avec : cours, coachs, diplômes, salles, jauges, matériel, ouverture, accueil, nettoyage, maintenance, listes d’attente et pics d’affluence
Affecter chaque séance selon objectif, niveau, capacité, qualification, espace et matériel disponible
Construire chaque séance en intégrant : ouverture de la zone, contrôle du matériel, accueil, capacité, présence du coach, déroulé, surveillance, rangement, nettoyage et fermeture
Confirmer réservation, lieu, heure, accès, tenue, matériel et règle d’annulation

Chaque semaine

Organiser l’équipe et les relais avec : accueil, plateau, cours, disciplines, diplômes, cartes professionnelles, amplitudes, pauses, ouvertures, fermetures et remplaçants validés
Construire le planning d’accueil et d’encadrement selon affluence, capacité, compétences et temps de préparation
Vérifier avant remplacement la qualification exacte, l’assurance, la disponibilité et les limites de l’intervenant
Transmettre au remplaçant groupe, niveau, objectif, matériel, consignes, incidents connus et personne à joindre

Chaque semaine

Prouver les revenus selon : contrat d’adhésion, frais annoncés, période d’engagement, prélèvements, rejets, suspension, résiliation, reconduction, coaching additionnel et remboursement
Rapprocher ventes, inscriptions, séances réalisées, échéances, encaissements, rejets, avoirs et remboursements
Relancer un impayé avec montant, motif, échéance, historique et solution prévue au contrat
Contrôler chaque semaine paiements attendus, reçus, rejetés, contestés et encore à traiter

Chaque mois

Sécuriser le cadre professionnel : statut d’EAPS, assurance, diplômes et cartes professionnelles visibles, règles d’hygiène et de sécurité, tableau des secours, trousse, affichage Signal-Sports, obligations ERP et information consommateur
Vérifier chaque intervenant avec : discipline enseignée, diplôme et prérogatives, carte professionnelle ou attestation de stagiaire, validité, assurance et affichage au public
Rendre visibles dans l’établissement les diplômes et cartes requis, l’assurance, les consignes de sécurité, les secours et les informations de signalement applicables
Maintenir une trousse de secours, un moyen d’alerte et les coordonnées nécessaires pour déclencher rapidement les secours

Chaque jour

Écrire les décisions autorisées avec seuil d’arrêt, mesure immédiate, personne à prévenir et délai de réponse
Qualifier immédiatement : accident, malaise, machine défectueuse, sol glissant, affluence excessive, coach absent, comportement dangereux, accès frauduleux ou violence signalée
Arrêter l’exercice, sécuriser la zone et appeler les secours lorsque les signes ou circonstances l’exigent
Décider reprise adaptée, changement, report, remboursement, exclusion temporaire, déclaration ou escalade

À chaque vente

Décrire l’offre avec : services inclus, accès et horaires, prix total et frais, durée, reconduction, conditions de suspension et résiliation, règlement intérieur, médiateur et rétractation à distance
Qualifier objectif, expérience, contraintes déclarées, disponibilités, préférences et niveau d’autonomie
Présenter la formule, les frais, les conditions, le règlement intérieur, les données utilisées et l’interlocuteur
Remettre le contrat et les informations nécessaires puis enregistrer l’accord et le moyen de paiement

À chaque séance

Suivre uniquement les éléments utiles : fréquentation, assiduité, cours utilisés, coaching réservé, satisfaction, suspension, renouvellement, résiliation et données de performance réellement consenties
Noter après la séance présence, contenu réalisé, difficulté, ressenti, incident et ajustement convenu
Comparer régulièrement progression observée, assiduité, récupération déclarée et objectif initial
Adapter durée, intensité, exercice ou fréquence dans les limites de compétence et orienter si nécessaire

Chaque semaine

Prévoir et contrôler les dépenses de : loyer, énergie, équipements achetés ou loués, maintenance, logiciel, assurance, nettoyage, sécurité, musique, consommables et prestataires
Rapprocher commande ou contrat, réception, facture, avoir, responsable et échéance
Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif et validation
Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges et trésorerie disponible

Chaque mois

Tenir les accès critiques : contrôle d’accès, CRM adhérents, caisse, prélèvements SEPA, réservations, planning, vidéosurveillance si utilisée, vestiaires, alarmes et comptes administrateurs
Attribuer un compte individuel limité aux fonctions, clients, créneaux et données nécessaires
Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de rôle
Tester chaque mois droits, doubles authentifications, sauvegardes, récupération des comptes et accès physiques

À chaque réclamation

Tracer les réclamations propres au métier : accès, propreté, machine, cours annulé, affluence, comportement, accident, prélèvement, engagement, suspension, résiliation ou frais non compris
Accuser réception, sécuriser la personne ou le matériel et conserver les éléments utiles
Comparer réservation, contrat, consignes, présence, programme, équipement, échanges et paiements
Analyser chaque mois les récurrences par offre, coach, créneau, équipement, canal et cause