Processus métier
Pharmacie
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Piloter l’activité et les risques de l’officine
Chaque mois
- Définir les priorités de l’officine par besoins du territoire, typologie de patients, prescriptions, saisonnalité, gardes et missions de santé
- Évaluer chaque nouvelle gamme ou mission selon utilité sanitaire, compétence, espace, équipement, traçabilité, rémunération et charge
- Analyser chaque mois chiffre d’affaires, marge, rotation, démarque, stock dormant, tiers payant, honoraires et trésorerie
- Ne jamais laisser un objectif commercial influencer l’analyse pharmaceutique, le conseil ou la décision de délivrer
02
Contrôler les accès et la continuité
Chaque mois et à chaque départ
- Cartographier les accès au logiciel métier, Dossier Pharmaceutique, messagerie sécurisée, télétransmission, commandes, caisse, vidéosurveillance et banque
- Attribuer un compte nominatif avec rôle, droits minimaux, authentification adaptée et date de fin pour chaque professionnel
- Remettre au nouvel arrivant les accès utiles après vérification du statut, des compétences et des engagements de confidentialité
03
Sécuriser le traitement des ordonnances et demandes
À chaque demande
- Vérifier identité du patient, authenticité et validité de l’ordonnance, prescripteur, date, renouvellement et règles particulières
- Analyser indication connue, posologie, dose, durée, voie, contre-indications, interactions, redondances, allergies et traitements disponibles
- Consulter et alimenter le Dossier Pharmaceutique selon les droits du patient et tracer toute opposition prévue par le dispositif
- Contacter le prescripteur et documenter l’échange avant toute adaptation ou refus nécessaire à la sécurité du patient
04
Suivre les stocks, commandes et ruptures
Chaque jour
- Définir seuils minimum-maximum, produits critiques, saisonnalité, délai fournisseur, commandes patients et solution en cas de rupture
- À réception, contrôler fournisseur, référence, quantité, intégrité, lot, péremption, température requise et écart à la commande
- Ranger par conditions de conservation et péremption la plus proche, avec accès sécurisé pour les produits réglementés
- Traiter toute alerte de retrait ou rappel en bloquant, recherchant, retirant et traçant exhaustivement les lots concernés
05
Piloter les missions santé et la traçabilité
Chaque jour, synthèse mensuelle
- Tenir la matrice des missions proposées avec professionnels habilités, formation, local, matériel, protocole, urgence et facturation
- Vérifier avant l’acte identité, âge, éligibilité, recommandations en vigueur, contre-indications, prescription éventuelle et consentement
- Préparer un espace confidentiel, propre et équipé puis vérifier produit, matériel, lot, péremption et conduite d’urgence
- Réaliser la mission dans la limite de la compétence autorisée et arrêter pour avis médical au moindre critère d’exclusion
06
Organiser l’équipe et les remplacements
Chaque semaine
- Tenir pour chaque membre diplôme, inscription ou autorisation utile, contrat, rôle, formations, habilitations et échéances
- Construire le planning avec présence pharmaceutique, affluence, gardes, comptoir, back-office, stock et missions sur rendez-vous
- À chaque absence, requalifier les actes maintenus, reportés ou réaffectés selon les professionnels réellement présents
07
Rapprocher les encaissements et le tiers payant
Chaque jour, synthèse mensuelle
- Paramétrer caisse et facturation avec droits, régimes, complémentaires, produits, honoraires, missions, substitutions et contrôles de cohérence
- Qualifier chaque rejet par patient, facture, organisme, motif, pièce manquante, correction, nouvelle transmission et échéance
- Rapprocher chaque jour caisse, espèces, cartes, virements, tiers payant, retours, rejets et annulations
- Contrôler chaque mois taux de rejets, doubles paiements, créances anciennes, avoirs, écarts de caisse et rémunérations attendues
08
Tenir les obligations de l’officine en règle
Chaque mois et selon échéance
- Centraliser autorisations, inscriptions ordinales, diplômes, remplacements, assurances, gardes, contrats, contrôles et déclarations de l’officine
- Tenir des procédures versionnées pour dispensation, stupéfiants, chaîne du froid, retraits-rappels, vigilances, déchets, données et continuité
- Auditer chaque mois ordonnancier, stupéfiants, températures, retraits, périmés, vigilances, accès, incidents et actions correctives
- Ne jamais antidater, supprimer, masquer ni reconstituer sans mention une délivrance, un lot, une température, un incident ou un enregistrement obligatoire