Processus métier

Organisme de formation

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les priorités de développement : formations demandées, clients récurrents, sessions remplies, financements maîtrisés et résultats démontrables
Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, remplissage, réussite, satisfaction et marge
Comparer les objectifs à la capacité des formateurs, ressources, outils et financements
Comparer chaque mois demandes, inscriptions, démarrages, abandons, résultats et marge

Chaque semaine

Construire l’acquisition avec : entreprises, particuliers, prescripteurs, appels d’offres, OPCO selon le dossier, contenu expert et mesure des inscriptions rentables
Qualifier objectif, prérequis, disponibilité, financement envisagé et décideurs
Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous, admissibles, inscriptions et coût d’acquisition
Ne pas promettre financement, certification ou résultat avant vérification du dossier

À chaque création

Concevoir le parcours avec : analyse du besoin, public, prérequis, objectifs opérationnels, séquences, méthodes, accessibilité, évaluations et critères de réussite
Découper le parcours en séquences, activités, ressources, durées et évaluations
Prévoir positionnement, adaptations, accessibilité et accompagnement
Faire relire le fond, les consignes, les évaluations et la charge réelle

Chaque semaine

Créer une vue de charge avec rôle, sessions, dossiers, support, échéances et remplaçant
Prévoir le remplacement sur : programme, déroulé, groupe, adaptations, salle ou lien, supports, évaluations, accès et contacts d’urgence
Faire une passation des dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
Revoir chaque semaine surcharge, absences, compétences manquantes et renforts

Chaque mois

Créer un budget par offre avec prix, financement, temps, intervenants, outils et frais
Affecter précisément les risques de marge : préparation, animation, coordination, location, déplacement, plateforme, sous-traitance, session annulée et reprise non facturée
Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et marge par offre
Réviser prix, format ou capacité avant de masquer une dérive par du temps non tracé

Chaque mois

Tenir à jour les obligations applicables : déclaration d’activité, BPF annuel, documents contractuels, règlement intérieur applicable, information, accessibilité, preuves qualité, Qualiopi selon financements et données
Vérifier déclaration d’activité, documents contractuels et règlement intérieur applicables
Préparer chaque année les données cohérentes du bilan pédagogique et financier
Auditer preuves d’information, positionnement, réalisation, évaluation, satisfaction et amélioration

Chaque mois

Déléguer explicitement : maintien ou report sous critères, adaptation pédagogique, remplacement formateur, relance dossier et geste plafonné
Classer chaque arbitrage selon apprenant touché, obligation, délai, coût et continuité
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
Escalader immédiatement danger, atteinte à une personne, fraude, donnée exposée ou preuve obligatoire absente

À chaque demande

Créer une trame d’entretien avec besoin, objectifs, prérequis, modalités, prix et financement
Vérifier avant engagement : besoin, public, prérequis, objectifs, programme, dates, prix, financement envisagé, délai de rétractation applicable et signataire
Vérifier devis, convention ou contrat, accord, pièces et délai avant confirmation
Mesurer propositions, inscriptions, pertes, délais de décision et causes de refus

Chaque semaine

Planifier et sécuriser : dates, seuil de maintien, formateur compétent, contrat, salle ou classe virtuelle, matériel, convocations et solution de remplacement
Vérifier disponibilité, compétence, contrat, équipement et temps de préparation de l’intervenant
Envoyer convocations, accès, prérequis, horaires et contacts utiles
Revoir chaque semaine conflits, absences, seuils de maintien et solutions de remplacement

À chaque arrivée

Créer un parcours d’intégration avec rôle, outils, procédures, observations et validations
Vérifier compétences, pièces contractuelles, posture, accès et limites de décision
Valider l’autonomie sur une situation réelle avant prise en charge complète

Chaque semaine

Créer un échéancier avec fournisseur, intervenant, période, pièce, validation et paiement
Comparer facture, contrat, réalisation, temps ou livrable et conditions convenues
Revoir chaque semaine échéances, doublons, litiges, avoirs et trésorerie

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : CRM, LMS, fichiers apprenants, plateforme financeur, signatures, évaluations, facturation, sauvegardes et comptes nominatifs
Attribuer un accès individuel limité au rôle réellement exercé
Retirer ou réattribuer les droits dès un départ ou changement de mission
Tester chaque mois les accès critiques et les procédures de récupération