Processus métier
Notaire
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Définir et piloter le cap du cabinet
Chaque mois
- Choisir les priorités du cabinet : ventes, successions, famille, actes de société, formalités, signatures, flux de fonds, délais et capacité des pôles
- Fixer les objectifs de chiffre d’affaires, marge, récurrence, délai et qualité
- Comparer chaque mois demandes, missions ouvertes, charge, risques, encaissements et rentabilité
- Refuser une mission sans compétence, capacité, indépendance ou organisation de contrôle suffisante
02
Développer les dossiers et recommandations
Chaque semaine
- Lister les besoins complémentaires détectables sans nuire au devoir de conseil ni aux règles professionnelles
- Qualifier besoin, urgence, décideur, périmètre, risque, budget et calendrier
- Attribuer l’opportunité à une personne compétente et tracer la prochaine action
- Revoir chaque semaine recommandations reçues, opportunités sans suite et taux de transformation
03
Ouvrir et tenir un dossier client
À chaque dossier
- Ouvrir chaque dossier avec : parties, identité, capacité, situation familiale, pouvoirs, bien ou opération, bénéficiaires, financement, origine des fonds et correspondants
- Vérifier identité, capacité, pouvoirs, coordonnées et cohérence des informations fournies
- Réaliser avant acceptation : identité, capacité, pouvoirs, bénéficiaire effectif, LCB-FT, origine et destination des fonds, conflit et compétence territoriale ou matérielle
- Créer un dossier unique avec arborescence, droits, responsables, échéances et pièces attendues
04
Organiser les collaborateurs et remplacements
Chaque semaine
- Tenir une matrice compétences, habilitations, portefeuilles, titulaires et suppléants
- Affecter production, revue et validation à des personnes distinctes lorsque le risque le justifie
- Revoir chaque semaine absences, remplacements, échéances sensibles et capacité de supervision
05
Suivre la rentabilité des dossiers
Chaque mois
- Définir un budget de temps, coûts externes et marge attendue par type de mission
- Imputer temps, débours, sous-traitance et reprises au bon dossier
- Comparer chaque mois budget, réalisé, facturé, encaissé et reste à produire
- Revoir le périmètre ou les honoraires avant de poursuivre un dépassement non prévu
06
Sécuriser confidentialité et obligations métier
Chaque mois
- Tenir à jour les obligations propres au métier : nomination et assurance, secret, devoir de conseil, LCB-FT, comptabilité clients, clé Real, MICEN, conservation des minutes et inspections
- Limiter la collecte, l’accès et la transmission aux informations nécessaires et autorisées
- Qualifier tout incident de secret, sécurité, fonds ou conflit et appliquer l’escalade prévue
- Revoir chaque trimestre preuves, formations, contrôles qualité, procédures et plans de correction
07
Arbitrer et valider les dossiers sans blocage
Chaque semaine
- Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve attendue et personne à informer
- Escalader ou arbitrer sans délai : identité ou capacité douteuse, origine des fonds non justifiée, opposition ou inscription, délai de publicité, consentement incertain ou anomalie comptable client
- Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider la décision engageante
- Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou remontées au mauvais niveau
08
Qualifier, proposer et conclure une mission ou un accompagnement
À chaque opportunité
- Formaliser l’entrée en mission avec : nature de l’acte, parties, devoir de conseil, pièces, provisions, émoluments ou honoraires, débours, délais et conditions de signature
- Vérifier compétence, indépendance, conflit potentiel, capacité, vigilance et risque d’acceptation
- Présenter les livrables, prérequis client, délais, honoraires, débours et conditions de révision
- Ne commencer aucun travail engageant avant acceptation traçable du cadre applicable
09
Produire et contrôler les livrables
À chaque livrable
- Préparer la production de : avant-contrat, projet d’acte, annexes, décompte, réquisition, acte authentique électronique, copies et formalités
- Produire uniquement à partir des pièces validées et signaler toute hypothèse ou information manquante
- Effectuer avant remise les contrôles suivants : identité, capacité, consentement, chaîne de propriété, désignation, charges, fiscalité, fonds, annexes, lecture et signature
- Conserver comme preuve de remise : acte signé avec clé Real, dépôt MICEN, copie authentique ou attestation, enregistrement, publication, retour et clôture comptable
10
Transmettre un dossier en cas d’absence
À chaque absence
- Organiser la passation avec : parties, capacité, pouvoirs, avant-contrat, pièces, formalités, projet d’acte, fonds, date de signature et formalités postérieures
- Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
- Faire confirmer par le suppléant la reprise des actions urgentes et des accès utiles
11
Planifier et régler les échéances
Chaque semaine
- Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, débours, commandes et validations
- Comparer facture, contrat ou commande, service reçu, centre de coût et autorisation
- Rapprocher chaque semaine échéances, doublons, avoirs, paiements et banque
12
Centraliser et sécuriser les accès essentiels
Chaque mois
- Tenir à jour les accès critiques : logiciel notarial, clé Real, MICEN, Télé@ctes, bases immobilières, comptabilité clients, visioconférence agréée, GED et signature
- Attribuer un compte individuel limité aux dossiers et fonctions réellement nécessaires
- Retirer les accès le jour d’un départ ou d’un changement de portefeuille
- Tester chaque mois doubles authentifications, sauvegardes, comptes inactifs et accès anormaux