Processus métier

Institut de beauté

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement : soins visage et corps, épilation, onglerie ou appareils autorisés selon qualifications, cabines, équipe, récurrence et marge
Comparer la demande aux compétences, temps, postes, équipements et contraintes d’hygiène disponibles
Classer les prestations selon demande, panier, marge, récurrence, risque et capacité
Comparer chaque mois rendez-vous, occupation, panier, ventes additionnelles, retours, marge et trésorerie

Chaque semaine

Construire l’acquisition autour de : Google Business Profile, avis, résultats réalistes autorisés, partenariats locaux, cures saisonnières et remplissage des cabines
Mettre à jour fiche Google Business Profile, horaires, prestations, photos réelles et prise de rendez-vous
Publier des preuves autorisées : résultat réaliste, avis, expertise, équipe, lieu et protocole
Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous pris, présence, panier et coût par canal

Chaque jour

Ouvrir et fermer en contrôlant : cabines, linge propre et sale, chauffe-cire, appareils, ventilation, eau, caisse, cartes cadeaux, stocks et déchets
À l’ouverture, vérifier propreté, eau, ventilation, éclairage, matériel, consommables et premiers rendez-vous
Préparer les postes dans l’ordre du planning sans laisser accessibles les données ou produits sensibles
À la fermeture, traiter matériel et linge, isoler déchets, arrêter appareils, sécuriser produits et locaux

Chaque jour

Planifier les ressources suivantes : esthéticiennes, cabines, tables, appareils, temps de nettoyage, cures, pauses et prestations incompatibles en parallèle
Affecter chaque rendez-vous selon durée réelle, compétence, ressource, préparation et remise en état
Préparer les remplacements avec clientes à prévenir, accès, fiches utiles et prestations transférables
Contrôler chaque jour absences, retards, doubles réservations, temps de rotation et pauses

Chaque semaine

Définir les comptes de caisse, banque, cartes cadeaux, acomptes, forfaits, produits et prestations
Rapprocher chaque jour agenda, prestations réalisées, ventes, remises, moyens de paiement et caisse
Calculer la rentabilité avec : temps cabine, esthéticienne, dose produit, consommables, appareil, linge, commission, cure consommée et vente complémentaire
Suivre chaque semaine impayés, acomptes, avoirs, cartes cadeaux, charges à venir et solde disponible

À chaque prestation

Construire le plan d’hygiène autour de : cabines, tables, linge, spatules, pinces, appareils, zones humides, produits cosmétiques, cire et déchets
Séparer avant chaque cliente le matériel propre, utilisé, à désinfecter et à usage unique
Nettoyer puis désinfecter les surfaces et outils selon leur usage et les instructions des produits
Contrôler chaque semaine dates, étiquetage, stockage, fiches de données de sécurité, linge et déchets

Chaque jour

Définir les décisions autorisées avec seuil de remise, retard, remplacement, incident et personne à prévenir
Qualifier les alertes métier : réaction cutanée, contre-indication déclarée, appareil défaillant, cabine indisponible, produit douteux, retard de cure ou demande hors champ
Suspendre la prestation et appliquer la mesure conservatoire lorsque la sécurité ou une contre-indication est possible
Revoir chaque jour les rendez-vous déplacés, gestes interrompus, produits isolés et clientes à rappeler

À chaque vente

Présenter clairement l’offre : zone, objectif esthétique, étapes, durée, prix TTC, nombre de séances, consommables, entretien, limites et contre-indications
Vérifier le besoin, l’historique utile, les attentes, sensibilités et contre-indications sans poser de diagnostic
Présenter les options, résultats réalistes, entretien, coût total et prestations supplémentaires avant accord
Comparer chaque mois offres vues, vendues, réalisées, reprogrammées, remboursées et marge

À chaque prestation

Standardiser la prestation avec : fiche cliente, observation de la peau, contre-indications, cabine, produits et lots, appareil et réglages, confort, résultat et conseils
Accueillir, confirmer la prestation et vérifier attentes, historique utile, état observable et points d’alerte
Préparer le poste et tracer les produits, références, lots ou réglages utiles à la sécurité et au suivi
Réaliser le protocole en observant confort, réaction, temps, résultat et nécessité d’arrêter

À chaque arrivée

Former chaque nouvelle personne à : accueil, préparation cabine, hygiène, diagnostic esthétique non médical, protocoles, appareils autorisés, conseil produit et conduite à tenir
Faire observer puis réaliser chaque prestation sous contrôle avant autonomie
Valider sur une grille les compétences, temps, qualité, hygiène, conseil et traçabilité
Ne pas ouvrir l’agenda autonome avant validation des gestes et situations à risque

Chaque semaine

Prévoir et contrôler les dépenses de : loyer, agenda, linge, cosmétiques, cire, consommables, appareils, maintenance, cartes cadeaux et assurance
Rapprocher commande, réception, quantité, lot éventuel, facture, avoir et échéance
Contrôler chaque semaine factures en attente, prélèvements, doublons, litiges et trésorerie disponible
Ne pas payer une facture sans fournisseur identifié, réception vérifiée et affectation connue

Chaque mois

Sécuriser le périmètre professionnel : qualification esthétique, contrôle effectif, assurance, affichage des prix, appareils utilisés, information préalable et actes exclus
Vérifier avant lancement qu’une personne qualifiée contrôle réellement la prestation concernée
Revoir chaque mois diplômes, attestations, RC professionnelle, affichages, contrats et échéances
Ne jamais réaliser un acte médical, thérapeutique ou hors du champ autorisé de l’activité