Processus métier

Gestion locative pour investisseurs

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les priorités de croissance : mandats de gestion récurrents, biens dans des zones maîtrisées, propriétaires multi-biens et faible vacance
Fixer des objectifs de portefeuille, chiffre d’affaires, marge, qualité et rétention
Comparer le portefeuille visé à la capacité réelle des gestionnaires et prestataires
Comparer chaque mois objectifs, entrées, sorties, charge, honoraires et marge

À chaque opportunité

Développer le portefeuille avec : réseau d’investisseurs et prescripteurs, diagnostic du bien, estimation de gestion, proposition de mandat et relances planifiées
Confirmer l’identité du mandant, son besoin, ses priorités et les décideurs
Qualifier avant proposition : propriété, type de location, occupation, décence et performance énergétique applicables, diagnostics, loyer, charges, travaux, assurance, clés et objectif du bailleur
Calculer le temps, les prestataires, les frais et la marge attendue

À chaque nouveau dossier

Ouvrir ou reprendre le dossier avec : mandat, titre ou pouvoir utile, dossier de diagnostics, bail existant, états des lieux, clés, compteurs, assurances, soldes, locataire et fournisseurs
Vérifier le périmètre confié, la date d’effet, les délégations et les honoraires
Contrôler avant démarrage : carte et mandat applicables, décence, diagnostics valides, loyer et charges, assurance, disponibilité, équipements, documents à annexer et données du candidat strictement nécessaires
Importer les données en conservant leur source et leur date de vérification

À chaque remplacement

Créer une fiche de passation avec portefeuille, urgences, échéances, accès et contacts
Contrôler avant remplacement : biens attribués, encaissements, impayés, départs, entrées, travaux, clés, accès, mandats, plafonds et interlocuteurs
Transmettre les dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
Informer les interlocuteurs lorsque le changement affecte le traitement

Chaque mois

Créer un budget par mandat avec honoraires, temps standard, frais, prestataires et exceptions
Tracer particulièrement les risques de marge : vacance, états des lieux, impayés, sinistres, travaux, déplacements, réclamations, relocation et temps non facturé
Affecter chaque coût et produit au bon dossier et à la bonne période
Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et temps consommé

Chaque mois

Tenir à jour les obligations applicables : carte Gestion immobilière, RCP, garantie financière selon détention de fonds, mandat écrit et registre, bail et annexes, états des lieux, diagnostics, données et critères non discriminatoires
Vérifier avant action la validité du mandat, du pouvoir et de la pièce requise
Conserver la preuve, sa date, sa source et sa durée de validité
Ne pas utiliser une donnée ou un fonds au-delà du mandat et de la finalité autorisés

Chaque mois

Déléguer explicitement : réparation sous plafond, relance amiable, choix d’un prestataire référencé, replanification d’état des lieux et escalade d’impayé
Classer l’arbitrage selon sécurité, délai légal ou contractuel, impact et coût
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
Escalader immédiatement danger, sinistre majeur, fonds non justifiés ou document obligatoire absent

À chaque réclamation

Constituer la réclamation avec : bien, bail, état des lieux, demandeur, chronologie, quittances, échanges, intervention, facture, photos utiles et réponse
Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, le logement ou l’immeuble si nécessaire
Comparer mandat, chronologie, échanges, décisions, factures et preuves disponibles
Répondre avec faits établis, action, délai et interlocuteur

Chaque jour

Standardiser l’exploitation : appel et encaissement, quittance, révision applicable, régularisation, demande locataire, maintenance, information bailleur et suivi des impayés
Préparer l’opération à partir des informations vérifiées du dossier
Tracer dans chaque dossier : échéance, somme appelée, somme reçue, ventilation, quittance, relance, incident, accord bailleur, intervention et prochaine action
Informer les parties lorsqu’un délai, un coût ou un résultat change

Chaque semaine

Justifier les flux et honoraires avec : mandat de gestion, barème accepté, période, loyers ou actes concernés, prestations particulières, facture et compte rendu de gestion
Contrôler montant, autorisation, imputation et coordonnées avant émission ou paiement
Rapprocher les mouvements et traiter immédiatement les écarts
Relancer avec référence, montant, échéance, pièce et prochaine étape

Chaque semaine

Créer une vue portefeuille avec dossier, statut, échéance, incident, flux et prochaine action
Identifier les dossiers à risque : vacance, loyer impayé, bail ou diagnostic à échéance, révision non traitée, dépôt de garantie, travaux, sinistre et demande sans réponse
Affecter à chaque écart un responsable et une échéance
Revoir chaque semaine urgences, retards, impayés, travaux et pièces manquantes

À chaque événement

Piloter les événements sensibles avec : préavis, état des lieux de sortie, clés, dépôt de garantie, retenues justifiées, travaux, remise en location, sélection objective et nouveau bail
Qualifier danger, responsabilité présumée, urgence, accès, assurance et personnes touchées
Déclencher la mesure autorisée puis conserver devis, accord, photos et échanges utiles
Suivre intervention, délai, coût, réserve et conséquence sur le dossier