Processus métier

Formation en ligne

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les priorités de développement : parcours à forte complétion, cohortes rentables, acquisition maîtrisée, réachat et résultats apprenants observables
Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, remplissage, réussite, satisfaction et marge
Comparer les objectifs à la capacité des formateurs, ressources, outils et financements
Comparer chaque mois demandes, inscriptions, démarrages, abandons, résultats et marge

Chaque semaine

Construire l’acquisition avec : contenu, webinaire, e-mail, affiliation, publicité, page d’inscription, consentement applicable et mesure jusqu’à la complétion
Qualifier objectif, prérequis, disponibilité, financement envisagé et décideurs
Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous, admissibles, inscriptions et coût d’acquisition
Ne pas promettre financement, certification ou résultat avant vérification du dossier

À chaque création

Concevoir le parcours avec : objectifs, séquences asynchrones et synchrones, durée moyenne, consignes, assistance technique et pédagogique, évaluations et accessibilité
Découper le parcours en séquences, activités, ressources, durées et évaluations
Prévoir positionnement, adaptations, accessibilité et accompagnement
Faire relire le fond, les consignes, les évaluations et la charge réelle

Chaque semaine

Créer une vue de charge avec rôle, sessions, dossiers, support, échéances et remplaçant
Prévoir le remplacement sur : support, modération, lives, LMS, paiements, incidents, cohortes sensibles, droits d’accès et seuils de remboursement
Faire une passation des dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
Revoir chaque semaine surcharge, absences, compétences manquantes et renforts

Chaque mois

Créer un budget par offre avec prix, financement, temps, intervenants, outils et frais
Affecter précisément les risques de marge : publicité, affiliation, closing, production, coaching, support, LMS, paiement, remboursement, churn et cohorte sous-remplie
Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et marge par offre
Réviser prix, format ou capacité avant de masquer une dérive par du temps non tracé

Chaque mois

Tenir à jour les obligations applicables : information précontractuelle, CGV ou contrat, rétractation applicable, déclaration d’activité et BPF si formation professionnelle, FOAD, assistance, évaluations, Qualiopi selon financements et données
Vérifier déclaration d’activité, documents contractuels et règlement intérieur applicables
Préparer chaque année les données cohérentes du bilan pédagogique et financier
Auditer preuves d’information, positionnement, réalisation, évaluation, satisfaction et amélioration

Chaque mois

Déléguer explicitement : prolongation d’accès, remboursement sous critères, geste plafonné, déblocage, report de live et suspension d’une campagne
Classer chaque arbitrage selon apprenant touché, obligation, délai, coût et continuité
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
Escalader immédiatement danger, atteinte à une personne, fraude, donnée exposée ou preuve obligatoire absente

À chaque demande

Créer une trame d’entretien avec besoin, objectifs, prérequis, modalités, prix et financement
Vérifier avant engagement : public, prérequis, objectifs, contenu, durée moyenne des activités, assistance, évaluations, prix, échéancier et conditions applicables
Vérifier devis, convention ou contrat, accord, pièces et délai avant confirmation
Mesurer propositions, inscriptions, pertes, délais de décision et causes de refus

Chaque jour

Planifier et sécuriser : LMS, rôles, inscriptions, accès, paiements, e-mails, classes virtuelles, sauvegardes, support et procédure d’incident
Créer et tester l’accès apprenant avant le démarrage du parcours
Conserver comme preuve : création et test d’accès, activité horodatée, progression, assistance fournie, incident, résolution et information apprenant
Contrôler chaque jour connexions bloquées, paiements, e-mails, classes virtuelles et support

À chaque arrivée

Créer un parcours d’intégration avec rôle, outils, procédures, observations et validations
Vérifier compétences, pièces contractuelles, posture, accès et limites de décision
Valider l’autonomie sur une situation réelle avant prise en charge complète

Chaque semaine

Créer un échéancier avec fournisseur, intervenant, période, pièce, validation et paiement
Comparer facture, contrat, réalisation, temps ou livrable et conditions convenues
Revoir chaque semaine échéances, doublons, litiges, avoirs et trésorerie

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : LMS, site, domaine, vidéo, classe virtuelle, CRM, e-mail, paiement, analytics, support, sauvegardes et comptes nominatifs
Attribuer un accès individuel limité au rôle réellement exercé
Retirer ou réattribuer les droits dès un départ ou changement de mission
Tester chaque mois les accès critiques et les procédures de récupération