Processus métier

Événementiel professionnel

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Segmenter l’activité par format, client, taille, complexité, saison, zone, délai de préparation et niveau de sous-traitance
Fixer des objectifs de chiffre, marge, acompte encaissé, taux de transformation, respect budget, ponctualité, satisfaction et réachat
Calculer la capacité simultanée selon chefs de projet, production, partenaires fiables, matériel et trésorerie mobilisable
Comparer chaque mois demandes, ventes, charge, incidents, marge et satisfaction par type d’événement

À chaque demande

Créer le brief avec objectif, public, date, horaires, lieu, jauge, format, contenu, expérience attendue, budget et décideur
Qualifier accès, montage, technique, restauration, sécurité, accessibilité, captation, musique, hébergement, transport et contraintes du site
Identifier critères de choix, validations, personnes consultées, date de décision et processus d’achat du client
Réaliser une visite ou demander plans, photos, règlement technique et contacts lorsque le lieu influence la faisabilité

À chaque événement

Construire le rétroplanning depuis l’ouverture avec validations client, commandes, autorisations, contenus, essais, montage et démontage
Transformer chaque livrable en tâche avec responsable, date, dépendance, preuve attendue et point de validation
Confirmer par écrit à chaque prestataire périmètre, horaires, accès, contact, matériel, puissance, livraison, reprise et plan de repli
Préparer flux public, accréditations, signalétique, vestiaire, restauration, déchets, transport, stockage et accessibilité

À chaque événement

Créer un organigramme par événement avec client, direction de production, régie, accueil, sécurité, technique, prestataires et remplaçants
Construire les horaires individuels de montage, briefing, exploitation, pauses, relève et démontage
Briefer chaque rôle sur mission, zone, livrable, limite de décision, risque principal, contact et solution de repli
Vérifier compétences, habilitations, équipements et repos nécessaires avant d’affecter une tâche sensible

Chaque semaine

Créer un budget par événement avec vendu, options, achats, personnel, transport, location, sécurité, droits, imprévus et marge cible
Enregistrer chaque devis fournisseur accepté comme engagement avant réception de la facture
Mettre à jour après chaque changement le vendu, engagé, reste à engager, encaissements et marge prévisionnelle
Faire valider tout dépassement avec cause, montant, solution de compensation et décision client ou interne

À chaque événement

Créer le dossier conformité par événement avec contrat client, assurance responsabilité civile, lieu, jauge, horaires, plans, risques et contacts
Vérifier avec le lieu les règles ERP, issues, capacité, accessibilité, sécurité incendie, installations autorisées et responsabilités respectives
Identifier et obtenir à temps les déclarations ou autorisations nécessaires pour voie publique, mairie, préfecture, musique, débit de boissons ou installation temporaire
Collecter pour chaque prestataire critique devis signé, assurance, qualifications, plan d’intervention, contacts et sous-traitants déclarés

À chaque alerte

Définir les seuils d’escalade pour surcoût, retard, réduction de jauge, météo, panne, indisponibilité, danger et demande hors périmètre
Qualifier chaque alerte avec impact public, sécurité, programme, client, budget, dépendances, heure limite et options disponibles
Décider maintien, adaptation, remplacement, report, annulation ou arrêt partiel et nommer le responsable d’exécution
Notifier immédiatement les personnes touchées avec décision, motif utile, nouvelle consigne et prochaine vérification

À chaque vente

Structurer l’offre avec concept, livrables, quantités, planning, responsabilités, hypothèses, exclusions et options
Chiffrer achats, temps, logistique, technique, sécurité, droits, aléas et marge avant de fixer le prix
Présenter le devis avec prix total, taxes, validité, paiement, annulation, report, modification, force majeure et propriété des livrables
Vérifier avant signature la disponibilité du lieu, des ressources critiques et des prestataires déterminants

Jour J

Installer le poste de commandement avec conducteur minute, plans, contacts, radios, clés, météo, secours et solutions de repli
Faire l’ouverture technique et sécurité avec site, régie, accueil et prestataires avant l’arrivée du public
Pointer intervenants, livraisons, équipements et zones puis traiter immédiatement toute absence ou non-conformité
Piloter chaque séquence avec heure réelle, responsable, top départ, dépendance suivante et information au client

Chaque semaine

Créer l’échéancier client avec acompte, jalons, solde, suppléments, pièces attendues et responsable de relance
Émettre facture ou appel de fonds dès le jalon atteint et rapprocher le paiement du bon événement
Relancer avant la date de blocage en rappelant contrat, montant, échéance et conséquence opérationnelle prévue
Contrôler chaque semaine acomptes non reçus, factures échues, avoirs, litiges et événements exposés

À chaque événement

Créer la matrice des accès par rôle : dossier client, budget, fichiers techniques, badges, clés, zones, stockage et contacts sensibles
Partager à chaque intervenant la version utile du conducteur, du plan, des horaires et des consignes sans exposer les données inutiles
Attribuer badges, clés, codes et droits nominatifs avec heure d’activation, zone autorisée et restitution attendue
Contrôler avant ouverture les accès manquants, comptes partagés, documents obsolètes et personnes non annoncées

À chaque réclamation

Créer le registre des réclamations avec événement, contrat, faits, chronologie, preuves, impact, demande et responsable de réponse
Accuser réception, protéger les preuves et vérifier conducteur, messages, photos, feuilles de présence, livraisons et décisions
Comparer la prestation réalisée au périmètre accepté, aux changements validés et aux responsabilités des parties
Proposer reprise, correctif, geste, avoir, indemnisation, refus motivé ou médiation avec une réponse écrite