Processus métier

Crèche

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Fixer capacité autorisée, amplitude, âges accueillis, modalités d’accueil et règles de dépassement à partir de l’autorisation en vigueur
Définir des objectifs mensuels de taux d’occupation, continuité d’accueil, stabilité d’équipe, satisfaction familles et trésorerie
Comparer les demandes des familles aux places, âges, horaires, adaptations et ressources réellement disponibles
Suivre chaque mois présences facturables, absences, capacité inutilisée, masse salariale, achats, aides et trésorerie

À chaque demande

Tenir une liste de préinscriptions avec date souhaitée, âge, jours, horaires, besoins particuliers, coordonnées et statut de réponse
Qualifier la demande avec autorité parentale, personnes autorisées, habitudes, santé, alimentation, sommeil, handicap éventuel et contraintes familiales
Vérifier avant proposition la place par tranche d’âge, le planning d’équipe, les ratios, l’adaptation possible et le financement applicable
Remettre règlement de fonctionnement, projet d’établissement, tarif, pièces attendues, période d’adaptation et modalités d’absence ou de rupture

Chaque jour

Créer le registre quotidien avec enfant, heure d’arrivée, heure de départ, adulte accompagnant et professionnel qui prend le relais
À l’arrivée, confirmer identité, personne autorisée, état inhabituel, sommeil, repas, traitement éventuel et information importante
Mettre à jour en temps réel enfants présents par espace et professionnels effectivement auprès d’eux
À chaque relève, transmettre oralement et par écrit les seules informations utiles sur repas, sommeil, change, humeur, soin et incident

Chaque jour

Tenir pour chaque salarié et intervenant fonction, diplôme, expérience, contrat, visite requise, honorabilité, formations et échéances
Construire le planning à partir des enfants prévus, des amplitudes, des ratios choisis, des qualifications et des temps dédiés hors encadrement
Recalculer à chaque absence enfants présents, professionnels auprès d’eux, présence minimale et solution de remplacement
Accueillir chaque remplaçant avec section, enfants, PAI utiles, protocoles, urgences, transmissions, accès et limites de fonction

Chaque mois

Paramétrer chaque contrat avec période, jours, horaires, volume, tarif, ressources retenues, aides, adaptation, absences et préavis
Rapprocher avant facturation contrat, avenants, présences, absences, fermetures, heures complémentaires et justificatifs
Émettre une facture lisible avec période, quantité, tarif, déductions, aides, régularisation, paiement et contact de contestation
Traiter tout écart en corrigeant la donnée source puis en émettant avoir ou régularisation traçable

Chaque mois

Centraliser autorisation départementale, avis requis, projet d’établissement, règlement, assurance, plans, conventions et échanges PMI
Tenir à jour les protocoles urgences, hygiène, épidémie, soins, maltraitance, sorties, mise en sûreté et continuité
Formaliser l’intervention du référent Santé et Accueil inclusif, ses heures, actions, conseils, PAI suivis et échanges utiles
Déclarer sans délai à l’autorité compétente tout décès ou accident d’un enfant ayant entraîné une hospitalisation et conserver la preuve

À chaque situation

Écrire qui décide pour refus d’accueil, appel médical, fermeture de section, remplacement, sortie, dépense urgente et information d’une autorité
Qualifier la situation avec enfant concerné, faits, heure, personnes présentes, risque immédiat, protocole applicable et décision attendue
Sécuriser d’abord les enfants puis appeler selon le protocole la direction, la famille, le professionnel de santé ou les secours
Tracer décision, auteur, heure, consignes, personnes informées, pièces et contrôle à effectuer

À chaque signalement

Mettre à disposition un canal identifié pour réclamation familiale, événement indésirable, suspicion de maltraitance ou alerte professionnelle
Accuser réception puis distinguer mécontentement, urgence, danger pour l’enfant, accident, maltraitance et fait nécessitant une déclaration
Protéger immédiatement l’enfant et les preuves, sans confrontation improvisée ni diffusion inutile
Recueillir séparément faits, dates, heures, témoins, transmissions, documents et actions déjà réalisées

Chaque jour

Créer une fiche individuelle à jour pour alimentation, allergies, sommeil, change, confort, PAI, contacts et conduites autorisées
Préparer et servir les repas en vérifiant enfant, régime, allergène, texture, température, conservation et traçabilité utile
Tracer repas, hydratation, sommeil, changes, selles inhabituelles, température mesurée et information transmise selon les règles internes
Avant tout soin ou médicament, vérifier protocole, ordonnance, autorisation écrite, produit fourni, identité, modalités et explication préalable

Chaque semaine

Définir seuils de commande et validation pour repas, couches, hygiène, jeux, entretien, maintenance, formation et remplacement
Vérifier avant commande besoin, stock, budget, fournisseur, conformité du produit, délai et personne qui réceptionne
À réception, contrôler quantité, état, lot ou péremption utile, stockage, bon de livraison et écart au devis
Rattacher chaque facture à la commande et à la réception avant validation du paiement

À chaque mouvement

Créer une matrice des accès aux dossiers enfants, contacts d’urgence, PAI, planning, facturation, vidéosurveillance éventuelle, clés et outils numériques
Centraliser les versions à jour des contacts d’urgence, protocoles, plans d’évacuation et mise en sûreté dans un emplacement connu de l’équipe
Attribuer chaque accès nominativement selon fonction, section, durée et niveau de confidentialité
À chaque arrivée ou remplacement, remettre les accès utiles et faire confirmer la lecture des consignes critiques

Chaque semaine

Planifier des activités adaptées à l’âge, au développement, aux besoins observés, à l’inclusion et au projet pédagogique
Préparer espace, matériel, effectif, professionnel responsable, risques, nettoyage et solution de repli avant l’activité
Pour toute sortie, établir liste des enfants, autorisations, trajet, contacts, trousse, rôles et encadrement requis
Adapter ou arrêter l’activité dès qu’un enfant montre fatigue, inconfort, retrait, surstimulation ou besoin de soin