Processus métier
Création de contenu
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Définir et piloter le cap de l’agence
Chaque trimestre
- Choisir les offres prioritaires : stratégie éditoriale, rédaction, social media, vidéo courte et production récurrente
- Fixer pour le trimestre un objectif de chiffre d’affaires, marge, récurrence et capacité
- Suivre chaque mois les indicateurs directeurs : contenus livrés, régularité, engagement utile, leads assistés, rétention client et marge par format
- Refuser un nouveau projet s’il ne correspond ni au positionnement ni à la capacité disponible
02
Développer les prospects et briefs
Chaque semaine
- Choisir trois canaux d’acquisition maximum et définir le type de prospect attendu pour chacun
- Qualifier chaque demande avec : audience, ligne éditoriale, canaux, formats, fréquence, porte-parole, ressources et validation
- Inscrire dans le pipe une prochaine action datée après chaque échange commercial
- Mesurer chaque semaine demandes reçues, rendez-vous tenus, propositions envoyées et signatures
03
Cadrer un brief et un périmètre
À chaque projet
- Créer un brief obligatoire avant toute mise en production
- Documenter dans le brief : angle, audience, intention, message, sources, format, canal, appel à l’action et contraintes de marque
- Lister les contenus, accès et validations que le client doit fournir avec une date
- La production ne démarre qu’après validation écrite du brief et disponibilité des éléments critiques
04
Organiser l’équipe et les remplacements
Chaque semaine
- Cartographier les rôles et remplaçants : stratégie éditoriale, rédaction, social media, vidéo, montage, design et publication
- Répartir la charge selon les compétences, la disponibilité et le niveau de risque du projet
- Un projet ne peut pas dépendre d’une seule personne pour les accès, fichiers et prochaines actions
- Revoir chaque semaine absences, surcharges, renforts et projets sans remplaçant
05
Suivre la marge projet
Chaque semaine
- Créer un suivi par projet avec revenu vendu, temps prévu, temps passé et achats externes
- Surveiller particulièrement : recherches longues, interviews, retours subjectifs, déclinaisons, urgences et publication manuelle
- Décider pour chaque dérive d’un recadrage, avenant, changement de méthode ou arrêt
- Revoir chaque semaine les projets sous la marge cible ou au-dessus du temps vendu
06
Sécuriser droits, contrats et accès
Chaque trimestre
- Créer un dossier par client avec contrat, sous-traitants, droits, données traitées et accès confiés
- Vérifier avant production et livraison : sources, droit de citation, image, musique, témoignages, partenariats et données personnelles
- Toute cession de droits, utilisation de données ou intervention d’un sous-traitant doit être couverte par écrit
- Contrôler chaque trimestre contrats, durées de conservation, accès actifs et preuves de consentement utiles
07
Arbitrer et valider la production sans blocage
Chaque semaine
- Écrire les décisions que le chef de projet peut prendre sans validation du dirigeant
- Arbitrer chaque blocage avec trois éléments : impact client, impact délai et impact marge
- Toute demande hors périmètre devient un avenant, un échange de priorité ou un refus écrit
- Revoir chaque semaine les décisions en attente depuis plus de deux jours ouvrés
08
Qualifier, proposer et conclure une prestation créative ou digitale
À chaque opportunité
- Créer une trame de proposition avec problème, résultat attendu, périmètre, exclusions, planning et prix
- Délimiter dans la proposition : nombre de contenus, formats, tournages, interviews, révisions, publication, modération et reporting
- Présenter la proposition au décideur au lieu de l’envoyer sans explication
- Relancer la proposition à J+2 puis J+7 avec une question de décision claire
09
Planifier, produire et contrôler les livrables
À chaque projet
- Créer un tableau de production unique avec projet, étape, responsable, échéance et statut
- Organiser la production dans cet ordre : planning éditorial, recherche, brief, production, édition, contrôle, validation et programmation
- Centraliser fichiers de travail, commentaires et versions dans l’espace prévu pour le projet
- Contrôler avant présentation : exactitude, sources, ton, orthographe, sous-titres, formats, liens, droits et appel à l’action
10
Transmettre un projet en cas d’absence
Avant chaque absence
- Créer une fiche de passation courte utilisable pour tous les projets
- Inclure dans chaque passation : calendrier, sujets en cours, sources, fichiers, validations, programmation et contenus sensibles
- La personne qui reprend confirme qu’elle peut ouvrir les fichiers et exécuter la prochaine action
11
Planifier et régler les échéances
Chaque mois
- Lister abonnements, prestataires et achats avec montant, échéance, propriétaire et projet associé
- Valider toute nouvelle dépense en vérifiant son utilité, sa durée d’engagement et sa refacturation possible
- Contrôler chaque mois les doublons, licences inutilisées et renouvellements à résilier
12
Centraliser et sécuriser les accès essentiels
Chaque mois
- Créer un registre des accès par client, outil, propriétaire et niveau d’autorisation
- Demander des accès nominatifs ou délégués et éviter les mots de passe partagés par e-mail
- Retirer les accès des collaborateurs et prestataires dès la fin de leur intervention
- Contrôler chaque mois les accès administrateur, moyens de récupération et doubles authentifications