Processus métier

Coach sportif

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement : coaching individuel, petits groupes ou entreprises, disciplines, niveaux, rayon de déplacement, lieux partenaires, horaires, capacité et marge par formule
Fixer objectifs de prospects, essais, ventes, assiduité, renouvellements, chiffre, satisfaction et marge
Comparer chaque nouvelle offre aux qualifications, espaces, équipements, temps, sécurité et demande disponible
Comparer chaque semaine demandes, essais, remplissage, annulations, créneaux sous-utilisés et capacité restante

Chaque semaine

Activer les canaux adaptés : fiche Google, site, réseaux avec preuves réelles, recommandations clients, entreprises, clubs, résidences et lieux partenaires dans la zone servie
Tenir à jour fiche Google, site, horaires, photos, tarifs d’appel et moyens de réservation
Qualifier chaque demande avec objectif, niveau, disponibilité, lieu, format, budget et date de démarrage
Proposer un essai ou un échange adapté puis confirmer lieu, horaire, tenue, matériel et conditions

Chaque jour

Cartographier le planning avec : clients, objectifs, niveaux, adresses, trajets, lieux partenaires, disponibilités, matériel, durée, contraintes et temps de préparation
Affecter chaque séance selon objectif, niveau, capacité, qualification, espace et matériel disponible
Construire chaque séance en intégrant : accueil, vérification du contexte, échauffement, démonstration, technique, progression, intensité, récupération, rangement et débrief
Confirmer réservation, lieu, heure, accès, tenue, matériel et règle d’annulation

Chaque semaine

Organiser l’équipe et les relais avec : disciplines, prérogatives, cartes professionnelles, assurances, disponibilités, zones, clients suivis et remplaçants ou sous-traitants validés
Construire le planning d’accueil et d’encadrement selon affluence, capacité, compétences et temps de préparation
Vérifier avant remplacement la qualification exacte, l’assurance, la disponibilité et les limites de l’intervenant
Transmettre au remplaçant groupe, niveau, objectif, matériel, consignes, incidents connus et personne à joindre

Chaque semaine

Prouver les revenus selon : devis ou contrat, forfait acheté, séances planifiées et réalisées, annulations, reports, acomptes, paiements, temps de déplacement et marge
Rapprocher ventes, inscriptions, séances réalisées, échéances, encaissements, rejets, avoirs et remboursements
Relancer un impayé avec montant, motif, échéance, historique et solution prévue au contrat
Contrôler chaque semaine paiements attendus, reçus, rejetés, contestés et encore à traiter

Chaque mois

Sécuriser le cadre professionnel : disciplines réellement encadrées, diplôme donnant les prérogatives correspondantes, carte professionnelle à jour, assurance, lieux autorisés, sécurité, secours et information des clients
Vérifier chaque intervenant avec : diplôme ou titre reconnu, prérogatives exactes, carte professionnelle vérifiable et valide, assurance, statut du remplaçant et restrictions éventuelles
Rendre visibles dans l’établissement les diplômes et cartes requis, l’assurance, les consignes de sécurité, les secours et les informations de signalement applicables
Maintenir une trousse de secours, un moyen d’alerte et les coordonnées nécessaires pour déclencher rapidement les secours

Chaque jour

Écrire les décisions autorisées avec seuil d’arrêt, mesure immédiate, personne à prévenir et délai de réponse
Qualifier immédiatement : douleur ou malaise, exercice mal exécuté, charge inadaptée, matériel mobile défectueux, météo, lieu dangereux, retard, absence ou demande hors compétence
Arrêter l’exercice, sécuriser la zone et appeler les secours lorsque les signes ou circonstances l’exigent
Décider reprise adaptée, changement, report, remboursement, exclusion temporaire, déclaration ou escalade

À chaque vente

Décrire l’offre avec : objectif, niveau, contraintes déclarées, format, lieu, fréquence, nombre de séances, durée, prix total, annulation, report, limite du coaching et orientation si nécessaire
Qualifier objectif, expérience, contraintes déclarées, disponibilités, préférences et niveau d’autonomie
Présenter la formule, les frais, les conditions, le règlement intérieur, les données utilisées et l’interlocuteur
Remettre le contrat et les informations nécessaires puis enregistrer l’accord et le moyen de paiement

À chaque séance

Suivre uniquement les éléments utiles : objectif, assiduité, exercices, charge, répétitions, ressenti d’effort, récupération déclarée, mesure consentie, adaptation et prochaine séance
Noter après la séance présence, contenu réalisé, difficulté, ressenti, incident et ajustement convenu
Comparer régulièrement progression observée, assiduité, récupération déclarée et objectif initial
Adapter durée, intensité, exercice ou fréquence dans les limites de compétence et orienter si nécessaire

Chaque semaine

Prévoir et contrôler les dépenses de : location de salle, déplacements, logiciel, assurance, communication, petit matériel, formation, comptabilité et interventions de remplaçants
Rapprocher commande ou contrat, réception, facture, avoir, responsable et échéance
Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif et validation
Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges et trésorerie disponible

Chaque mois

Tenir les accès critiques : agenda, CRM, paiement, programmes, bilans, mesures consenties, photos autorisées, messagerie, stockage et comptes administrateurs
Attribuer un compte individuel limité aux fonctions, clients, créneaux et données nécessaires
Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de rôle
Tester chaque mois droits, doubles authentifications, sauvegardes, récupération des comptes et accès physiques

À chaque réclamation

Tracer les réclamations propres au métier : douleur ou blessure déclarée, exercice, niveau d’intensité, promesse de résultat, retard, annulation, lieu, confidentialité, forfait ou remboursement
Accuser réception, sécuriser la personne ou le matériel et conserver les éléments utiles
Comparer réservation, contrat, consignes, présence, programme, équipement, échanges et paiements
Analyser chaque mois les récurrences par offre, coach, créneau, équipement, canal et cause