Processus métier

Climatisation

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Cadrage annuel, suivi mensuel

Choisir les chantiers prioritaires : dépannage, entretien, installation monosplit ou multisplit et pompe à chaleur
Définir la zone d’intervention, le panier minimum et les chantiers à refuser
Fixer les objectifs mensuels : chiffre d’affaires, marge, devis signés et semaines de planning remplies
Suivre chaque semaine les urgences, les devis en attente et la charge des équipes

À chaque demande, revue hebdomadaire des devis

Créer et optimiser la fiche Google Business Profile : zone, horaires, téléphone, services et photos
Mettre en ligne un site clair avec les prestations, les zones desservies et un bouton Appeler / Demander un devis
Lancer des campagnes Google Ads locales sur les recherches rentables : dépannage climatisation, entretien clim, installation multisplit ou pompe à chaleur
Qualifier la demande avec la surface, le nombre de pièces, la marque, le modèle, le code erreur, des photos et l’historique d’entretien

Après chaque intervention, contrôle quotidien

Mettre chaque chantier en statut : à préparer, en cours, bloqué, à réceptionner ou terminé
Noter après chaque passage les pressions, températures, quantités de fluide, pièces remplacées et actions restant à faire
Ajouter les photos avant/après et signaler immédiatement un blocage ou un travail supplémentaire
Confirmer au client la prochaine intervention et la date prévisionnelle de fin

Planification hebdomadaire, ajustement quotidien

Construire le planning hebdomadaire avec adresse, durée, technicien, compétence et matériel nécessaire
Vérifier avant d’affecter une intervention : attestation d’aptitude fluides frigorigènes, habilitation électrique et outillage de récupération disponible
Tenir une liste de remplaçants, intérimaires et sous-traitants joignables en urgence
Envoyer chaque matin les changements de planning et les consignes prioritaires à l’équipe

À chaque chantier, synthèse mensuelle

Créer une fiche par chantier avec devis, achats, heures prévues, heures réalisées et sous-traitance
Comparer à la fin du chantier la marge prévue avec la marge réellement obtenue
Repérer les écarts de marge liés au temps de diagnostic, aux liaisons supplémentaires, au fluide, au levage, à l’accès ou aux reprises électriques
Mettre à jour les prix et les temps standards sur les prochains devis

Contrôle mensuel et avant chaque chantier sensible

Contrôler avant échéance : décennale, responsabilité civile, attestation de capacité fluides frigorigènes et registre des mouvements de fluide
Tenir à jour le DUERP, les habilitations et le registre des incidents ou presque-accidents
Contrôler dans chaque véhicule les EPI, extincteur, trousse de secours et matériel de consignation
Conserver les preuves de contrôle, photos et signatures nécessaires pour chaque chantier sensible

Contrôle des livraisons, revue hebdomadaire des stocks

Définir un stock minimum pour : filtres, raccords frigorifiques, cuivre, isolant, tuyaux de condensats, supports et consommables d’étanchéité
Créer une alerte de réapprovisionnement dès que le stock minimum est atteint
Affecter chaque outil et appareil de mesure à un véhicule ou à un technicien
Comparer les prix, délais et taux d’erreur des fournisseurs principaux et de secours

Mise à jour trimestrielle et à chaque changement d’équipe

Lister ce que l’intervenant peut décider seul : nettoyage approfondi, remplacement d’un filtre ou condensateur prévu au barème et commande d’un consommable
Fixer un montant maximum d’achat et de remise sans validation du dirigeant
Définir les situations à remonter immédiatement : fuite de fluide, défaut d’étanchéité, risque électrique, support instable ou absence d’attestation requise
Nommer la personne qui tranche lorsque le dirigeant est sur un chantier ou indisponible

Après chaque intervention, revue mensuelle

Envoyer après chaque intervention un SMS avec le lien direct vers l’avis Google
Enregistrer l’équipement posé, la date d’intervention et la fin de garantie dans la fiche client
Programmer les rappels utiles : nettoyage des filtres, contrôle des condensats, recherche de fuite et entretien annuel
Recontacter les clients satisfaits avant leur prochaine échéance et demander une recommandation

À chaque ouverture et clôture de chantier

Vérifier avant départ les plaques signalétiques, l’accès aux unités, l’alimentation électrique, l’évacuation des condensats et le fluide concerné
Préparer les pièces, l’outillage, les protections et les documents techniques nécessaires
Réaliser avant le départ : épreuve d’étanchéité, tirage au vide, relevés de pression et température, évacuation des condensats et mise en service
Transmettre la fiche d’intervention, les relevés de mise en service, les réglages, les consignes d’entretien et les documents liés au fluide

À chaque arrivée

Préparer avant son arrivée le contrat, les EPI, la tenue, le téléphone et les accès au planning
Présenter les règles de sécurité, le rangement du véhicule et la gestion des photos clients
Prévoir des interventions en binôme sur l’entretien, la recherche de fuite, le tirage au vide, la récupération et la mise en service
Valider avec une checklist ce qu’il peut réaliser seul avant de lui affecter un chantier

Contrôle hebdomadaire, transmission mensuelle

Centraliser les échéances fournisseurs, salaires, TVA, assurances, véhicules et abonnements
Contrôler chaque semaine le solde bancaire et les décaissements des 30 prochains jours
Faire correspondre chaque facture fournisseur au chantier concerné avant paiement
Transmettre au comptable les factures d’achat et de vente dans un dossier mensuel unique