Processus métier

Chasseur immobilier

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement du métier : résidence principale, investissement ou pied-à-terre, zones maîtrisées, budgets, niveau d’accompagnement, nombre de recherches actives et capacité de visite
Piloter la performance avec : appels découverte, mandats de recherche signés, recherches actives, biens analysés, shortlists, visites, offres, compromis, actes, délai de recherche et honoraires
Classer le portefeuille par potentiel, urgence, maturité, complexité, charge et probabilité de conclusion
Comparer chaque mois entrées, mandats signés, visites, offres, compromis ou actes, abandons et encaissements

Chaque semaine

Organiser la prospection autour de : recommandations, anciens clients, partenaires, courtiers, notaires, relocation, contenu local, demandes entrantes et réseau d’agences
Créer chaque opportunité avec origine, contact, besoin, adresse ou zone, échéance et prochaine relance
Qualifier l’intérêt, la décision, la concurrence, le calendrier et les conditions du mandat proposé
Présenter précisément l’offre de service : cadrage du projet, mandat de recherche, sourcing marché et off-market, présélection, analyse, visites ciblées, offre, négociation et suivi notarial

À chaque dossier

Constituer la checklist métier avec : identité acquéreur, mandat de recherche, cahier des charges, budget, financement, calendrier, consentements, biens étudiés, analyses, visites, offres et décisions
Ouvrir le dossier avec identité vérifiée, coordonnées, mandat, objet, interlocuteurs et chronologie
Collecter les pièces directement auprès de la source ou tracer leur provenance et leur date
Vérifier cohérence des identités, pouvoirs, propriété ou capacité, caractéristiques, prix et documents techniques

Chaque semaine

Tenir la matrice d’équipe avec : carte ou attestation d’habilitation, zones maîtrisées, types de biens, analyse financière, visite, négociation, recherches actives et relais
Affecter chaque dossier selon zone, charge, compétence, relation client et risque de conflit
Préparer le remplacement avec synthèse, contacts, engagements, visites, offres, pièces et prochaines échéances
Faire une revue hebdomadaire de charge, dossiers sans action, absences, retards et besoins d’appui

Chaque semaine

Suivre les honoraires et commissions avec : mandat de recherche, barème, charge acquéreur, éventuel partage documenté, prix d’acquisition, acte authentique, facture et règlement
Vérifier avant facturation que l’opération et les conditions d’exigibilité des honoraires sont effectivement réunies
Émettre la facture avec le bon client, dossier, montant, taux de taxe, pièce justificative et échéance
Rapprocher encaissement, facture, acte, partage interne ou inter-agence et éventuel avoir

Chaque mois

Tenir les échéances et preuves suivantes : carte professionnelle ou couverture par le titulaire, habilitations, responsabilité civile, garantie ou non-détention de fonds, registre des mandats de recherche, barème, affichages, conflits d’intérêts et vigilance LCB-FT
Centraliser les barèmes, affichages, mentions d’annonce, registres et modèles de mandat en vigueur
Vérifier avant utilisation que le mandat est écrit, signé, daté, numéroté, encore valable et adapté à la mission
Appliquer les contrôles d’identité, de bénéficiaire effectif, de risque et de vigilance LCB-FT prévus pour le dossier

À chaque arbitrage

Écrire les décisions délégables avec montant, délai, limite, preuve et personne à prévenir
Qualifier immédiatement les décisions sensibles : bien très demandé, offre à déposer, financement incertain, défaut ou document contradictoire, conflit d’intérêts, double rémunération ou délai notarial
Rassembler les faits et l’échéance avant de solliciter l’arbitre compétent
Tracer la décision, son auteur, ses conditions et la prochaine action dans le dossier

À chaque demande

Qualifier chaque projet avec : usage du bien, zones, temps de trajet, type, surface, critères impératifs, rendement éventuel, travaux acceptés, budget, financement et calendrier
Vérifier le besoin réel, les critères indispensables, les compromis possibles et les exclusions
Vérifier la faisabilité financière avec : enveloppe tout compris, apport, accord ou simulation bancaire, frais d’acquisition, travaux, mobilier, rendement visé et marge de négociation
Confirmer par écrit périmètre, prochaines étapes, documents attendus et délai de réponse

À chaque visite

Préparer chaque visite avec : cahier des charges, fiche du bien, prix au mètre carré, diagnostics disponibles, charges, travaux, environnement, questions techniques, photos autorisées et grille de décision
Confirmer rendez-vous, identité du visiteur, disponibilité, adresse, accès et consignes avant le déplacement
Présenter les faits connus sans masquer une information défavorable ni inventer une réponse
Recueillir immédiatement intérêt, réserves, questions, positionnement et prochaine action

Chaque semaine

Prévoir et imputer les dépenses suivantes : abonnements, outils de veille, déplacements, expert bâtiment, courtier, données, apporteur autorisé et dépenses expressément validées par recherche
Rapprocher la facture avec fournisseur, commande, prestation réalisée, dossier et accord prévu
Faire valider les dépenses hors budget ou refacturables avant paiement
Contrôler chaque semaine échéances, doublons, avoirs, dépenses sans dossier et prélèvements anormaux

À chaque changement

Organiser les accès autour de : mandat de recherche, cahier des charges, budget et financement, coordonnées acquéreur, biens sourcés, analyses, comptes rendus, offres et dossier notarial
Créer un dossier unique avec responsable, relais, statut, prochaine action et échéance
Partager uniquement les pièces utiles via un accès nominatif et révocable
Retirer sans délai les accès des sortants et contrôler les comptes partagés ou inactifs

À chaque réclamation

Tracer les réclamations propres au métier : biens hors cahier des charges, manque de sourcing, visite inutile, défaut non signalé, conflit d’intérêts, honoraires, offre mal transmise ou suivi insuffisant
Accuser réception et annoncer le délai de vérification sans reconnaître un fait non établi
Comparer mandat, échanges, annonce, visite, offre, pièces transmises et obligations applicables
Répondre avec faits établis, correction, responsable, délai et voie d’escalade ou de médiation utile