Processus métier

CFA

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les priorités de développement : filières avec débouchés, candidats admissibles, employeurs actifs, contrats sécurisés et faible taux de rupture
Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, remplissage, réussite, satisfaction et marge
Comparer les objectifs à la capacité des formateurs, ressources, outils et financements
Comparer chaque mois demandes, inscriptions, démarrages, abandons, résultats et marge

Chaque semaine

Créer un fichier employeurs avec métiers, postes, tuteurs, besoins, contacts et historique
Vérifier avant engagement : poste réel, compétences visées, rythme, maître d’apprentissage, conditions d’accueil, calendrier, contrat et interlocuteurs entreprise
Présenter des candidats avec leur accord et suivre chaque mise en relation
Revoir chaque semaine postes ouverts, candidats sans employeur, contrats et relances

À chaque création

Concevoir le parcours avec : référentiel de certification, progression CFA-entreprise, activités, rythme d’alternance, évaluations, adaptations et préparation aux épreuves
Découper le parcours en séquences, activités, ressources, durées et évaluations
Prévoir positionnement, adaptations, accessibilité et accompagnement
Faire relire le fond, les consignes, les évaluations et la charge réelle

Chaque semaine

Créer une vue de charge avec rôle, sessions, dossiers, support, échéances et remplaçant
Prévoir le remplacement sur : promotion, référentiel, calendrier, cours, entreprises sensibles, apprentis à risque, visites, accès et procédures de signalement
Faire une passation des dossiers sensibles avec faits, pièces et prochaine action
Revoir chaque semaine surcharge, absences, compétences manquantes et renforts

Chaque mois

Créer un budget par offre avec prix, financement, temps, intervenants, outils et frais
Affecter précisément les risques de marge : niveau de prise en charge, participation employeur applicable, durée réelle du contrat, rupture, sous-effectif, formateurs, plateaux et accompagnement
Comparer chaque mois prévu, réalisé, facturé, encaissé et marge par offre
Réviser prix, format ou capacité avant de masquer une dérive par du temps non tracé

Chaque mois

Tenir à jour les obligations applicables : déclaration d’activité, BPF, Qualiopi, missions CFA, certification préparée, conventions, contrats, règlement, accessibilité, indicateurs publiés et données
Vérifier déclaration d’activité, documents contractuels et règlement intérieur applicables
Préparer chaque année les données cohérentes du bilan pédagogique et financier
Auditer preuves d’information, positionnement, réalisation, évaluation, satisfaction et amélioration

Chaque mois

Créer un registre des missions CFA avec responsable, preuve, échéance et action
Informer l’apprenti de ses droits, devoirs, contacts, aides et règles de sécurité
Accompagner difficulté, handicap, rupture ou recherche d’employeur avec des traces datées

Chaque mois

Déléguer explicitement : admission sous critères, alerte employeur, adaptation du parcours, remplacement formateur, accompagnement rupture et escalade protection
Classer chaque arbitrage selon apprenant touché, obligation, délai, coût et continuité
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les parties utiles
Escalader immédiatement danger, atteinte à une personne, fraude, donnée exposée ou preuve obligatoire absente

Chaque semaine

Construire l’acquisition avec : établissements, missions locales, orientation, événements, candidatures, prescripteurs et suivi jusqu’à l’employeur
Qualifier objectif, prérequis, disponibilité, financement envisagé et décideurs
Mesurer chaque semaine demandes, rendez-vous, admissibles, inscriptions et coût d’acquisition
Ne pas promettre financement, certification ou résultat avant vérification du dossier

À chaque session

Créer une checklist de démarrage avec participants, objectifs, règles, moyens et adaptations
Réaliser les activités prévues en conservant les ajustements pédagogiques utiles
Conserver comme preuve : déroulé, présence, travaux, évaluations, adaptations, livret, échanges avec le maître d’apprentissage et actions de soutien
Contrôler à chaque séquence réalisation, participation, compréhension et prochaine étape

À chaque arrivée

Créer un parcours d’intégration avec rôle, outils, procédures, observations et validations
Vérifier compétences, pièces contractuelles, posture, accès et limites de décision
Valider l’autonomie sur une situation réelle avant prise en charge complète

Chaque semaine

Créer un échéancier avec fournisseur, intervenant, période, pièce, validation et paiement
Comparer facture, contrat, réalisation, temps ou livrable et conditions convenues
Revoir chaque semaine échéances, doublons, litiges, avoirs et trésorerie