Processus métier
Cabinet QHSE / conformité
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Définir et piloter le cap de l’activité
Chaque trimestre
- Choisir les priorités de croissance : audits, accompagnements de mise en conformité, systèmes de management et contrats récurrents
- Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge, taux de charge et récurrence
- Comparer chaque mois objectifs, signé, produit, facturé et capacité disponible
- Ne pas lancer une nouvelle offre sans problème cible, résultat, coût et preuve de demande
02
Développer les opportunités
Chaque semaine
- Définir les signaux qui caractérisent un prospect réellement qualifié
- Activer les canaux suivants : réseau assureurs, experts-comptables, fédérations, contenus réglementaires et diagnostics ciblés
- Tracer source, besoin, interlocuteur, échéance, valeur et prochaine action dans le CRM
- Mesurer chaque mois rendez-vous, propositions, signatures, cycle et marge par source
03
Cadrer une mission ou une étude
À chaque mission
- Cadrer précisément : référentiels, entités, sites, échantillonnage, entretiens, preuves, rapport et limites d’assurance
- Nommer décideur, contributeurs, valideurs et interlocuteur opérationnel
- Confirmer outils, accès, données attendues, calendrier et règles de changement
- Aucun travail hors périmètre sans impact délai, prix et responsabilité accepté par écrit
04
Organiser les missions et remplacements
Chaque semaine
- Planifier selon les compétences nécessaires : audit, réglementation, analyse de risques, terrain, entretiens, système de management et restitution
- Affecter une personne uniquement si capacité, compétence et accès sont disponibles
- Ne pas masquer une surcharge par des délais irréalistes ou du temps non déclaré
- Comparer chaque semaine charge prévue, charge consommée et reste à produire
05
Suivre la marge des missions
Chaque mois
- Créer un budget de mission avec prix, temps, achats, sous-traitance et marge cible
- Tracer particulièrement les risques de marge : sites ajoutés, preuves dispersées, déplacements, changements réglementaires et suivi d’actions non prévu
- Comparer vendu, consommé, reste à faire, facturé et encaissé par mission
- Traiter toute dérive avant de compenser silencieusement par du temps non facturé
06
Sécuriser contrats et confidentialité
À chaque mission
- Sécuriser en priorité : impartialité, compétence auditeur, confidentialité, preuves sensibles, responsabilité et veille réglementaire
- Faire signer les engagements nécessaires avant tout accès ou échange sensible
- Ne collecter, partager ou conserver que les informations nécessaires et autorisées
- Archiver ou supprimer accès, données et versions selon le contrat et la durée prévue
07
Décider sans tout reprendre soi-même
Chaque mois
- Déléguer explicitement : demande de preuve, classification d’écart, mesure conservatoire et ajustement du plan d’audit
- Classer chaque blocage selon impact client, délai, qualité, marge et conformité
- Faire remonter immédiatement risque légal, fuite de données, conflit d’intérêts ou dérive majeure
- Revoir chaque mois les décisions remontées inutilement au dirigeant
08
Qualifier, proposer et conclure une mission claire
À chaque opportunité
- Créer une trame de découverte avec situation, problème, impact, décision et calendrier
- Qualifier la mission avec : référentiel, sites, risques, historique, échéance, audit attendu, autorités et disponibilité des preuves
- Rédiger une proposition avec livrables, exclusions, méthode, planning, prix et responsabilités
- Ne jamais promettre un résultat dépendant d’une donnée, validation ou action client non sécurisée
09
Collecter les informations utiles
À chaque phase
- Obtenir et contrôler : procédures, registres, évaluations, incidents, formations, contrôles, preuves terrain et exigences applicables
- Attribuer à chaque entrée une source, un propriétaire, une échéance et un niveau de sensibilité
- Contrôler complétude, période, définition, cohérence et droit d’utilisation avant analyse
- Relancer les manques avec leur impact explicite sur le délai et la fiabilité
10
Transmettre une mission en cas d’absence
À chaque transmission
- Transmettre obligatoirement : périmètre, référentiel, planning, preuves, écarts, risques critiques, interlocuteurs et obligations de suivi
- Partager les dernières versions, décisions, accès et prochaines échéances
- Faire reformuler au remplaçant le prochain résultat attendu et les points sensibles
- Tester chaque trimestre la reprise d’une mission prioritaire sans son titulaire
11
Planifier et régler les échéances
Chaque semaine
- Créer un calendrier des fournisseurs, abonnements, charges, taxes et échéances
- Valider chaque facture avec commande, service rendu, mission imputée et conditions convenues
- Classer facture, justificatif, validation et paiement dans le dossier prévu
- Prévoir chaque mois les sorties de trésorerie des huit semaines suivantes
12
Centraliser et sécuriser les accès essentiels
Chaque mois
- Sécuriser les accès suivants : documents réglementaires, sites, registres, incidents, données salariés et preuves d’audit
- Attribuer des accès nominatifs selon la mission et les retirer à la fin du besoin
- Contrôler chaque mois comptes partagés, anciens utilisateurs et droits excessifs