Processus métier

Cabinet paramédical

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir les priorités du cabinet : bilans, prises en charge prescrites ou directes selon profession, séances, domicile, délais et coordination
Fixer des objectifs de délai de rendez-vous, activité, qualité, trésorerie et charge soutenable
Comparer les objectifs aux compétences, locaux, équipements et temps administratif disponibles
Comparer chaque mois les indicateurs propres à l’activité : bilans, prises en charge prescrites ou directes selon profession, séances, domicile, délais et coordination

Chaque jour

Créer une trame d’accueil avec identité utile, motif formulé par la personne, délai, professionnel et consignes
Qualifier à l’accueil : profession concernée, motif, prescription si requise, domicile ou cabinet, mobilité, série de séances et disponibilité
Orienter les situations urgentes ou hors périmètre selon une procédure validée par le praticien
Confirmer date, lieu, durée, documents utiles, tarif applicable et modalités d’annulation

À chaque dossier

Structurer chaque dossier avec : prescription si applicable, bilan initial, objectifs, plan de prise en charge, séances, mesures de progression et transmissions
Vérifier l’identité et les coordonnées avant création ou fusion d’un dossier
Dater, attribuer et distinguer information reçue, observation, décision et document transmis
Recueillir l’information et l’accord requis avec un support adapté à la situation

Chaque semaine

Créer une vue de charge avec professionnels, compétences, rendez-vous, tâches, absences et remplaçants
Affecter chaque file, contrôle et tâche sensible à un titulaire et un suppléant
Faire une passation limitée aux informations nécessaires à la continuité de la prise en charge
Vérifier diplôme, inscription, assurance, contrat et droits avant toute prise de poste

Chaque semaine

Créer un suivi reliant prise en charge, acte ou prestation, tarif, payeur, règlement et rejet
Vérifier avant facturation : prescription si nécessaire, droits, séance réalisée, cotation NGAP applicable, déplacement, tiers payant et rejet
Émettre ou télétransmettre à partir des données validées sans antidater ni facturer un acte non réalisé
Qualifier chaque rejet ou impayé avec motif, pièce, interlocuteur et prochaine action

Chaque mois

Tenir à jour les obligations propres au métier : diplôme, RPPS ou enregistrement applicable, assurance, champ d’exercice, prescription, DPC selon profession et convention ; droits et information : information, consentement, secret professionnel, accès au dossier et coordination proportionnée
Créer le registre des traitements et l’information remise aux personnes concernées
Vérifier les qualifications, inscriptions et assurances avant exercice ou remplacement
Limiter la collecte, les habilitations et les transmissions aux informations nécessaires

Chaque mois

Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, information et personne à prévenir
Escalader ou arbitrer sans délai : aggravation, signe d’alerte, prescription incohérente ou expirée, risque de chute, situation hors champ ou rupture de suivi
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis informer les personnes utiles
Réserver au praticien les décisions cliniques, prescriptions, diagnostics, orientations et informations de santé

À chaque signalement

Créer un registre séparé avec demandeur, faits, impact, pièces, mesure immédiate, réponse et correction
Accuser réception et sécuriser immédiatement la personne, la confidentialité ou la continuité
Rassembler avant de répondre : prescription, bilan, plan de soins, séances réalisées, transmissions, facturation et échanges
Ne jamais modifier rétrospectivement une trace d’origine ; ajouter une correction datée et attribuée

À chaque consultation

Préparer chaque prise en charge avec : prescription ou accès direct applicable, bilan, objectif de séance, précautions, réalisation et réévaluation
Vérifier identité, motif, éléments nouveaux, alertes connues et documents reçus
Informer sur la prise en charge proposée, ses limites, alternatives utiles et conditions financières
Arrêter ou orienter la prise en charge dans les situations suivantes : aggravation, signe hors champ, contre-indication, absence d’évolution attendue ou besoin d’avis médical

Chaque semaine

Créer un échéancier avec fournisseur, contrat, commande, livraison, validation et paiement
Comparer facture, produit ou prestation reçue, tarif convenu et centre de coût
Traiter écart, avoir, retour ou litige avant mise en paiement
Revoir chaque semaine échéances, doublons, abonnements, contrats et trésorerie

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : logiciel métier, agenda, dossier, MSSanté selon éligibilité, CPS ou e-CPS, télétransmission et portail de la profession
Attribuer un accès individuel limité au rôle et aux dossiers réellement nécessaires
Séparer les droits administratifs, financiers et cliniques dans les outils qui le permettent
Retirer ou réattribuer les droits le jour d’un départ ou changement de mission

Chaque semaine

Suivre le matériel et les produits suivants : matériel de bilan et de rééducation, dispositifs réutilisables, consommables, protections et produits de désinfection
Contrôler avant utilisation intégrité, propreté, fonctionnement, date et conditions de conservation
Isoler immédiatement tout produit ou équipement périmé, endommagé, rappelé ou non conforme
Déclarer panne, exposition ou incident avec personnes concernées, lot, action et remise en service