Processus métier

Cabinet comptable

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir les priorités du cabinet : tenue, révision, clôtures, déclarations fiscales, conseil, paie éventuelle, délais et rentabilité par portefeuille
Fixer les objectifs de chiffre d’affaires, marge, récurrence, délai et qualité
Comparer chaque mois demandes, missions ouvertes, charge, risques, encaissements et rentabilité
Refuser une mission sans compétence, capacité, indépendance ou organisation de contrôle suffisante

Chaque semaine

Lister les besoins complémentaires détectables sans nuire au devoir de conseil ni aux règles professionnelles
Qualifier besoin, urgence, décideur, périmètre, risque, budget et calendrier
Attribuer l’opportunité à une personne compétente et tracer la prochaine action
Revoir chaque semaine recommandations reçues, opportunités sans suite et taux de transformation

À chaque dossier

Ouvrir chaque dossier avec : entité, bénéficiaires effectifs, activité, régime fiscal, exercice, banques, historique, lettre de mission et interlocuteurs
Vérifier identité, capacité, pouvoirs, coordonnées et cohérence des informations fournies
Réaliser avant acceptation : identité, bénéficiaire effectif, LCB-FT, indépendance, reprise des travaux du prédécesseur et acceptation de mission
Créer un dossier unique avec arborescence, droits, responsables, échéances et pièces attendues

Chaque semaine

Tenir une matrice compétences, habilitations, portefeuilles, titulaires et suppléants
Affecter production, revue et validation à des personnes distinctes lorsque le risque le justifie
Revoir chaque semaine absences, remplacements, échéances sensibles et capacité de supervision

Chaque mois

Définir un budget de temps, coûts externes et marge attendue par type de mission
Imputer temps, débours, sous-traitance et reprises au bon dossier
Comparer chaque mois budget, réalisé, facturé, encaissé et reste à produire
Revoir le périmètre ou les honoraires avant de poursuivre un dépassement non prévu

Chaque mois

Tenir à jour les obligations propres au métier : Ordre, assurance, lettre de mission, normes professionnelles, indépendance, secret, LCB-FT, contrôle qualité et formation
Limiter la collecte, l’accès et la transmission aux informations nécessaires et autorisées
Qualifier tout incident de secret, sécurité, fonds ou conflit et appliquer l’escalade prévue
Revoir chaque trimestre preuves, formations, contrôles qualité, procédures et plans de correction

Chaque semaine

Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve attendue et personne à informer
Escalader ou arbitrer sans délai : anomalie comptable significative, échéance fiscale menacée, soupçon LCB-FT, rupture d’indépendance, fraude ou désaccord sur les comptes
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider la décision engageante
Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou remontées au mauvais niveau

À chaque opportunité

Formaliser l’entrée en mission avec : lettre de mission, répartition des travaux, obligations réciproques, calendrier, honoraires, révision et résiliation
Vérifier compétence, indépendance, conflit potentiel, capacité, vigilance et risque d’acceptation
Présenter les livrables, prérequis client, délais, honoraires, débours et conditions de révision
Ne commencer aucun travail engageant avant acceptation traçable du cadre applicable

À chaque livrable

Préparer la production de : tenue ou révision, rapprochements, déclarations, dossier de travail, comptes annuels, liasse et restitution
Produire uniquement à partir des pièces validées et signaler toute hypothèse ou information manquante
Effectuer avant remise les contrôles suivants : exhaustivité, cut-off, justification des comptes, cohérence TVA-fiscalité-comptes, pièces, supervision et anomalies significatives
Conserver comme preuve de remise : déclaration acceptée, accusé EDI, comptes validés, lettre de présentation ou livrable, échanges et points à suivre

À chaque absence

Organiser la passation avec : balance, grand-livre, rapprochements, déclarations, pièces manquantes, points de révision, échéances et questions client
Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
Faire confirmer par le suppléant la reprise des actions urgentes et des accès utiles

Chaque semaine

Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, débours, commandes et validations
Comparer facture, contrat ou commande, service reçu, centre de coût et autorisation
Rapprocher chaque semaine échéances, doublons, avoirs, paiements et banque

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : logiciel comptable, collecte, banque, impôts professionnels, téléprocédures, GED, signature et coffre de sauvegarde
Attribuer un compte individuel limité aux dossiers et fonctions réellement nécessaires
Retirer les accès le jour d’un départ ou d’un changement de portefeuille
Tester chaque mois doubles authentifications, sauvegardes, comptes inactifs et accès anormaux