Processus métier

Cabinet d’assurance

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir les priorités de l’activité : IARD, prévoyance, santé, assurance-vie selon habilitation, professionnels, renouvellements, sinistres, multi-équipement utile et rétention
Fixer les objectifs de dossiers, revenus, récurrence, délai, qualité et risque
Comparer chaque mois demandes, transformations, portefeuille, incidents, revenus et rentabilité
Ne pas développer une activité sans statut, capacité, assurance, partenaire et contrôle adaptés

À chaque demande

Qualifier chaque demande avec : identité, activité ou biens, risques à couvrir, contrats existants, sinistralité, budget, exigences et besoins, exclusions critiques et consentements
Recueillir les informations nécessaires sans orienter les réponses ni masquer les risques
Vérifier cohérence, complétude, justificatifs et personnes habilitées à décider
S’abstenir de proposer ou d’agir lorsque les informations indispensables manquent

À chaque dossier

Ouvrir chaque dossier avec : souscripteur, assuré, bénéficiaire, risque, antécédents, contrats existants, pièces, exigences et besoins, consentements et compagnie
Vérifier identité, coordonnées, capacité, pouvoirs et cohérence des pièces
Réaliser avant toute action : identité, capacité, bénéficiaire effectif si applicable, LCB-FT selon produit, risque, déclarations, doublons et adéquation
Classer questionnaire, justificatifs, propositions, décisions, contrats et preuves de remise

Chaque semaine

Tenir une matrice compétences, statuts, produits, portefeuilles, titulaires et suppléants
Séparer conseil, validation et mouvement sensible lorsque le risque le justifie
Revoir chaque semaine absences, charge, habilitations et échéances sans couverture

Chaque mois

Définir les temps, coûts, revenus et risques attendus par type de dossier
Imputer temps, frais, reprises, partenaires et incidents au bon portefeuille
Comparer chaque mois volume, conversion, revenu, coût de service, risque et marge
Revoir le segment, le partenaire ou le prix avant de poursuivre un portefeuille durablement déficitaire

Chaque mois

Tenir à jour les obligations propres au métier : ORIAS IAS, capacité et formation DDA, honorabilité, RC, garantie financière applicable, devoir de conseil, document produit, LCB-FT et réclamations
Actualiser connaissance client, vigilances, consentements et preuves de conseil selon le risque
Qualifier tout conflit, anomalie, soupçon ou manquement et appliquer l’escalade prévue
Revoir chaque trimestre contrôles, dossiers échantillonnés, réclamations et plans de correction

Chaque semaine

Écrire les décisions délégables avec seuil, délai, preuve et personne à informer
Escalader ou arbitrer sans délai : sinistre grave, garantie contestée, échéance de résiliation, impayé avec suspension, inadéquation du contrat, conflit d’intérêts ou réclamation sensible
Appliquer la mesure conservatoire autorisée puis faire valider l’action engageante
Revoir chaque mois les décisions tardives, non tracées ou prises hors délégation

À chaque proposition

Formaliser la proposition avec : exigences et besoins, comparaison, garanties, plafonds, franchises, exclusions, prime, durée, document produit, rémunération et conseil
Comparer la solution au profil et expliquer les écarts, limites, exclusions et alternatives
Remettre les informations et preuves requises avant l’engagement du client
Ne jamais présenter comme garanti un résultat, un rendement, une acceptation ou un recouvrement incertain

Chaque jour

Coordonner les tiers et opérations suivants : compagnies, délégataires, experts, réparateurs, gestionnaires santé, bénéficiaires, médiateur et client
Transmettre uniquement les pièces autorisées et conserver la preuve d’envoi
Qualifier chaque retour, demande complémentaire, refus ou condition avant de répondre au client
Relancer chaque semaine les éléments sans réponse et escalader les échéances menacées

À chaque absence

Organiser la passation avec : client, risques, contrats, garanties, primes, avenants, sinistres, réclamations, échéances, délégations et compagnie
Transmettre uniquement les informations nécessaires par les canaux autorisés
Faire confirmer la reprise des urgences, accès et prochaines actions

Chaque semaine

Créer un échéancier des fournisseurs, abonnements, reversements, remboursements et validations
Comparer facture ou bordereau, contrat, service ou flux reçu, montant et autorisation
Rapprocher chaque semaine doublons, avoirs, paiements, reversements et banque

Chaque mois

Tenir à jour les accès critiques : logiciel assurance, extranets compagnies, GED, signature, ORIAS, encaissements ou délégations, sinistres et bordereaux de commissions
Attribuer un accès individuel limité au portefeuille et aux opérations nécessaires
Retirer les droits le jour du départ ou du changement d’habilitation
Tester chaque mois doubles authentifications, comptes inactifs, exports et accès anormaux