Processus métier
Café
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Définir et piloter le cap de l’entreprise
Chaque trimestre
- Choisir les priorités de croissance : petit-déjeuner, déjeuner, boissons à marge, événements, terrasse et clientèle récurrente
- Fixer des objectifs de chiffre d’affaires, marge brute, ticket moyen et volume
- Comparer chaque mois objectifs, ventes, coût matière et capacité utilisée
- Ne pas ajouter une offre sans prix de revient, temps de production et seuil de vente
02
Organiser l’acquisition de nouveaux clients
Chaque mois
- Construire un calendrier local avec saisons, événements et périodes creuses
- Mettre en œuvre les actions locales suivantes : Google Business Profile, programmation d’événements, partenariats de quartier, terrasse et fidélité
- Publier chaque offre avec canal, cible, capacité disponible et durée
- Mesurer chaque mois commandes et marge réellement attribuables à chaque canal
03
Ouvrir et fermer le point de vente
Chaque jour
- Créer des checklists d’ouverture et de fermeture signées
- Contrôler à l’ouverture : machine à café, caisse, terrasse, froid, glaçons, cave, réservations, sanitaires et mise en place
- À la fermeture, enregistrer pertes, nettoyer, couper, sécuriser et signaler les anomalies
- Corriger chaque semaine les oublis récurrents dans les checklists
04
Planifier les équipes et organiser les remplacements
Chaque semaine
- Planifier selon les compétences nécessaires : barista, service, bar, terrasse, caisse, contrôle d’âge, gestion des clients et fermeture
- Construire le planning avec préparation, service, nettoyage, pauses et fermeture
- Ne jamais laisser seul sur un poste critique un salarié non validé
- Vérifier chaque semaine heures, absences, remplacements et créneaux sous-couverts
05
Piloter la trésorerie, la marge et les documents financiers
Chaque jour
- Définir fonds de caisse, moyens de paiement, annulations et seuils d’écart
- Rapprocher particulièrement : tables ouvertes, offerts, pourboires, happy hour, tickets annulés, espèces et consommation équipe
- Documenter chaque écart avec date, poste, montant, contrôle et responsable
- Contrôler quotidiennement les écarts et mensuellement la marge après commissions
06
Respecter l’hygiène alimentaire
Chaque jour
- Formaliser les contrôles propres à : lait, machine à café, glaçons, fruits, snacking, verrerie, sanitaires et nuisibles
- Enregistrer les contrôles prévus avec date, valeur, lot et personne responsable
- Séparer mains, matériel et zones propres ou sales selon le plan de maîtrise sanitaire
- Auditer chaque mois les enregistrements et corriger toute preuve manquante
07
Planifier l’entretien et traiter les pannes
Chaque mois
- Planifier l’entretien et le secours pour : machine à café, moulins, lave-verres, froid, tireuses, machine à glaçons, caisse et terrasse
- Mettre hors service, signaler et protéger toute machine présentant un danger
- Tester et entretenir les équipements selon le calendrier du fabricant
08
Répartir les décisions et les niveaux d’autorité
Chaque mois
- Déléguer explicitement : offert plafonné, refus de service, remboursement, gestion d’un client difficile et appel sécurité
- Classer l’incident selon son impact client, hygiène, production, équipe et caisse
- Faire remonter immédiatement risque sanitaire, accident, fraude ou arrêt complet
09
Qualifier et conclure les ventes : offre claire
Chaque jour
- Créer une carte lisible avec prix, options, suppléments et allergènes accessibles
- Confirmer chaque commande avec : table, produit, taille, lait, allergènes, formule, mode de paiement et ordre de service
- Répéter la commande et transmettre une information unique à la production
- Suivre chaque semaine ticket moyen, annulations, erreurs et temps d’attente
10
Préparer les plats de façon identique
Chaque jour
- Standardiser précisément : dosages café, boissons, cocktails simples, snacking, verrerie, températures et présentation
- Préparer avec les ustensiles de mesure et l’ordre de montage prévus
- Aucune substitution d’ingrédient ou modification de portion sans validation et mise à jour
- Peser chaque semaine un échantillon et comparer portion, aspect et coût cible
11
Préparer et piloter l’intégration d’un nouvel employé
À chaque arrivée
- Préparer un parcours avec hygiène, sécurité, fiches techniques et postes
- Faire pratiquer chaque poste sous supervision avant toute autonomie
- Valider à J+7 et J+30 les postes autorisés et les écarts à retravailler
12
Planifier et régler les échéances
Chaque mois
- Créer un calendrier des fournisseurs, loyers, salaires, taxes et abonnements
- Valider chaque facture avec commande, réception, avoir et conditions convenues
- Prévoir chaque mois les sorties de trésorerie des huit semaines suivantes