Processus métier
Centre de formation conduite pro
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Définir et piloter le cap de l’activité
Chaque mois
- Choisir les catégories de permis, formules, zones et publics à développer selon la demande locale
- Fixer les objectifs d’inscriptions, heures vendues, délai de formation, réussite, chiffre d’affaires et marge
- Comparer chaque mois demandes, inscriptions, heures planifiées, heures réalisées, examens et encaissements
- Ne pas lancer une formule sans prix, capacité moniteur-véhicule, parcours pédagogique et résultat attendu
02
Développer les inscriptions
Chaque semaine
- Optimiser Google Business Profile avec catégories enseignées, horaires, téléphone, photos et lien d’inscription
- Créer une page locale claire par offre avec prix ou composition, délais réalistes et bouton de contact
- Qualifier âge, catégorie visée, code obtenu, NEPH, disponibilité, échéance et financement envisagé
- Mesurer chaque semaine appels, formulaires, rendez-vous, inscriptions et coût par canal
03
Gérer inscriptions et dossiers élèves
À chaque dossier
- Créer une checklist d’inscription avec identité, justificatifs, e-photo, catégorie, mandat, contrat et financement
- Vérifier l’existence et la cohérence du NEPH ou déposer la demande correcte sur France Titres
- Faire finaliser à l’élève son compte et les confirmations requises sans conserver ses identifiants personnels
- Relancer chaque pièce bloquante avec responsable, date limite et conséquence sur le démarrage
04
Organiser les moniteurs et remplacements
Chaque semaine
- Créer une vue de charge avec enseignants, catégories autorisées, élèves, horaires, véhicules et absences
- Affecter chaque élève à un référent pédagogique et prévoir un remplaçant identifiable
- Faire une passation avec niveau, difficultés, prochaines compétences et échéance d’examen
- Revoir chaque semaine surcharge, heures disponibles, absences, besoins de recrutement et continuité des élèves
05
Suivre paiements, forfaits et heures
Chaque mois
- Créer un suivi par élève et formule avec prix, heures incluses, heures consommées, solde et coût enseignant-véhicule
- Rapprocher chaque semaine leçons planifiées, réalisées, annulées, facturées et payées
- Affecter carburant, entretien, assurance, location, logiciel et temps administratif aux bonnes catégories
- Comparer chaque mois marge prévue et réelle par formule, enseignant, véhicule et catégorie
06
Tenir dossiers élèves et véhicules en règle
Chaque mois
- Créer un registre avec agrément, autorisations d’enseigner, assurances, véhicules, affichages et échéances
- Vérifier que le numéro d’agrément figure sur les documents et publicités concernés
- Contrôler affichage des prix, contrat applicable, notes, médiateur et restitution gratuite du dossier
- Archiver mandat, contrat, évaluation, livret, heures, examens, paiements et incidents avec droits d’accès limités
07
Décider au quotidien sans tout centraliser
Chaque mois
- Écrire qui peut déplacer une leçon, remplacer un moniteur, affecter un véhicule ou accorder un geste commercial
- Classer l’arbitrage selon sécurité, examen proche, obligation administrative, impact élève et coût
- Appliquer la solution autorisée puis prévenir immédiatement l’élève et le moniteur concernés
- Escalader sans délai accident, défaut d’assurance, enseignant non autorisé, donnée exposée ou conflit grave
08
Qualifier, proposer et conclure une formule de conduite
À chaque inscription
- Créer une trame d’entretien comparant boîte manuelle, automatique, AAC, conduite supervisée et besoins réels
- Réaliser l’évaluation préalable et expliquer le volume prévisionnel de formation
- Présenter séparément prestations du forfait, prestations à l’unité, frais autorisés, échéancier et conditions
- Faire signer le contrat applicable et vérifier mandat, rétractation, résiliation, médiation et données personnelles
09
Planifier heures, moniteurs et véhicules
Chaque jour
- Créer un planning partagé reliant élève, objectif, enseignant autorisé, véhicule, lieu et durée
- Planifier les leçons selon progression, régularité, disponibilités et date cible réaliste
- Confirmer la séance puis appliquer une règle écrite aux annulations tardives et absences
- Réaffecter immédiatement les créneaux libérés aux élèves prioritaires compatibles
10
Préparer et piloter l’intégration d’un nouveau collaborateur
À chaque arrivée
- Créer un parcours d’intégration couvrant agrément, autorisation d’enseigner, outils, véhicules et procédures
- Vérifier les titres, autorisations, pièces contractuelles et catégories enseignables avant planification
- Valider sur une situation réelle la tenue du livret, la sécurité, la relation élève et la remontée d’incident
11
Planifier et régler les échéances
Chaque semaine
- Créer un échéancier avec fournisseur, contrat, pièce, validation, montant et date de paiement
- Comparer facture, abonnement, entretien ou prestation à la commande et à la réalisation
- Revoir chaque semaine carburant, véhicules, assurances, loyers, logiciels, doublons et litiges
12
Centraliser et sécuriser les accès essentiels
Chaque mois
- Créer un registre des accès au logiciel métier, ANTS, RdvPermis, livret numérique, CPF, banque et messagerie
- Attribuer un compte nominatif limité aux tâches réellement exercées
- Retirer ou réattribuer les droits le jour d’un départ ou changement de poste
- Tester chaque mois les accès critiques, doubles authentifications et procédures de récupération