Processus métier

Association

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Formuler l’objet opérationnel avec publics visés, besoins traités, territoire, activités autorisées et résultats recherchés
Fixer pour l’année des objectifs de bénéficiaires, adhérents, bénévoles, qualité, impact, ressources propres, subventions et trésorerie
Transformer chaque priorité en action avec responsable, calendrier, capacité, budget, financement, indicateur et risque principal
Évaluer toute nouvelle action selon objet statutaire, besoin démontré, capacité humaine, coût complet, financement et continuité

Chaque semaine

Distinguer membre, adhérent, bénéficiaire, bénévole, donateur et partenaire avec droits, obligations, cotisation et accès associés
Créer un parcours d’adhésion conforme aux statuts avec demande, critères, décision d’admission, paiement et confirmation
Qualifier chaque contact par besoin, motivation, disponibilité, territoire, compétences, capacité de contribution et prochaine étape
Collecter uniquement les données nécessaires et informer sur finalité, accès, conservation, droits et communication éventuelle

À chaque action

Créer la fiche action avec besoin, public, objectif, critères d’accès, contenu, responsable, dates, lieu, partenaires et résultat attendu
Vérifier avant lancement décision de l’instance, budget, financement, assurance, autorisation, sécurité, accessibilité et traitement des données
Construire le planning avec tâches, bénévoles ou salariés, prestataires, matériel, inscriptions, communications et solutions de remplacement
Inscrire le bénéficiaire ou participant avec informations nécessaires, consentements utiles, besoins spécifiques et confirmation pratique

Chaque semaine

Tenir la liste des salariés, bénévoles, volontaires, prestataires et dirigeants avec statut, mission, responsable, assurance et accès
Créer une fiche par mission précisant objectif, tâches, limites, compétences, horaires, risques, frais, données accessibles et référent
Accueillir chaque personne avec objet associatif, règles, sécurité, confidentialité, publics concernés, outils et personne à alerter
Planifier les missions selon disponibilités réelles, compétences, continuité, repos des salariés et présence d’un responsable

Chaque mois

Choisir avec le comptable une organisation de trésorerie ou d’engagement adaptée aux activités, financements, salariés et obligations
Créer le suivi analytique par action avec budget, fonds affectés, ressources, dépenses, bénévolat valorisé et justificatifs attendus
Enregistrer cotisation, don, subvention, vente, billetterie ou participation avec date, payeur, objet, moyen, affectation et pièce émise
Rapprocher banque, caisse, plateforme de paiement, reçus, factures et comptabilité sans compenser les écarts

À chaque décision

Centraliser statuts signés, règlement intérieur, récépissés, publication, RNA, Siren-Siret, agréments, conventions et dernière liste des dirigeants
Créer la matrice des pouvoirs entre assemblée générale, conseil d’administration, bureau, président, trésorier, secrétaire et direction salariée
Formaliser les délégations pour contrats, dépenses, banque, embauche, demandes de subvention, représentation et accès numériques
Préparer chaque réunion avec organe compétent, convocation, délai, ordre du jour, documents, quorum, procurations et conflits d’intérêts

À chaque signalement

Mettre en place des canaux identifiés et confidentiels pour réclamation, conflit, discrimination, violence, fraude ou risque concernant un public
Accuser réception, évaluer urgence et sécurité puis protéger immédiatement les personnes et preuves lorsque nécessaire
Désigner un instructeur sans conflit d’intérêts et définir qui peut connaître l’identité, les faits et les documents
Recueillir séparément faits, dates, personnes, témoins, pièces et mesures déjà prises sans promettre une issue

Chaque semaine

Définir les seuils d’achat et de validation avec devis requis, décideur, budget, mode de paiement et pièces à conserver
Vérifier avant engagement objet de la dépense, ligne budgétaire, financement autorisé, fournisseur, prix, livraison et approbation
Rattacher chaque facture au devis, à la commande, à la livraison ou à la prestation réellement reçue
Contrôler bénéficiaire, coordonnées bancaires, montant, TVA, échéance, projet, justificatif et absence de double paiement