Processus métier
Assistant administratif externalisé
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Piloter le portefeuille de missions
Chaque semaine, synthèse mensuelle
- Créer une revue de portefeuille avec statut, prochain jalon, risque, charge et marge
- Identifier pour chaque mission le prochain résultat observable attendu par le client
- Revoir chaque semaine retards, dépendances, arbitrages et charges non planifiées
- Attribuer à chaque écart une action, un responsable et une date de contrôle
02
Qualifier et proposer une mission claire
À chaque opportunité
- Créer une trame de découverte avec situation, problème, impact, décision et calendrier
- Qualifier la mission avec : volumes, outils, retards, fréquence, pièces, interlocuteurs, délais et responsabilités
- Rédiger une proposition avec livrables, exclusions, méthode, planning, prix et responsabilités
03
Cadrer la mission, les accès et les responsabilités
À chaque démarrage
- Cadrer précisément : tâches, volumes inclus, canaux, délais, validations, exceptions, accès et livrables de suivi
- Nommer décideur, contributeurs, valideurs et interlocuteur opérationnel
- Confirmer outils, accès, données attendues, calendrier et règles de changement
- Aucun travail hors périmètre sans impact délai, prix et responsabilité accepté par écrit
04
Collecter et contrôler les informations utiles
À chaque dossier
- Obtenir et contrôler : pièces, coordonnées, références, modèles, règles de classement, validations et échéances
- Attribuer à chaque entrée une source, un propriétaire, une échéance et un niveau de sensibilité
- Contrôler complétude, période, définition, cohérence et droit d’utilisation avant analyse
- Relancer les manques avec leur impact explicite sur le délai et la fiabilité
05
Produire et contrôler les livrables
À chaque livrable
- Standardiser la production : nommage, classement, contrôles, statuts, relances, preuve d’envoi et journal des exceptions
- Faire vérifier avant remise : destinataire, montant, référence, pièce, doublon, validation et confidentialité avant envoi
- Vérifier version, sources, calculs, cohérence, confidentialité et lisibilité du livrable
06
Organiser les missions et les remplacements
Chaque semaine
- Planifier selon les compétences nécessaires : facturation, classement, relance, préparation comptable, outils bureautiques et contrôle documentaire
- Affecter une personne uniquement si capacité, compétence et accès sont disponibles
- Comparer chaque semaine charge prévue, charge consommée et reste à produire
07
Suivre la marge des missions
Chaque mois
- Créer un budget de mission avec prix, temps, achats, sous-traitance et marge cible
- Tracer particulièrement les risques de marge : volumes supérieurs, recherches de pièces, corrections répétées, urgences et canaux non cadrés
- Comparer vendu, consommé, reste à faire, facturé et encaissé par mission
- Traiter toute dérive avant de compenser silencieusement par du temps non facturé
08
Facturer et relancer les encaissements
Chaque semaine
- Relier chaque échéance de facturation à un jalon ou une date contractuelle
- Préparer facture et preuves de réalisation avant l’échéance
- Relancer avec montant, référence, date, pièce et prochaine étape clairement indiqués
- Revoir chaque semaine factures à émettre, échues, contestées et promises au paiement
09
Contrôler les contrats, accès et données
À chaque mission
- Sécuriser en priorité : mandat, données personnelles, accès comptables, signature, conservation et séparation des clients
- Faire signer les engagements nécessaires avant tout accès ou échange sensible
- Ne collecter, partager ou conserver que les informations nécessaires et autorisées
- Archiver ou supprimer accès, données et versions selon le contrat et la durée prévue