Processus métier

Aide à domicile & ménage

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement : ménage courant, entretien du linge et aide quotidienne non médicale selon zones, durées minimales, récurrence, risques des domiciles et marge
Fixer objectifs de demandes, heures ou actes, occupation, qualité, délai, trésorerie et marge soutenable
Comparer chaque nouvelle demande aux compétences, temps, déplacements, risques et capacité de remplacement
Comparer chaque semaine charge prévue, charge réalisée, absences, kilomètres, passages critiques et heures non couvertes

À chaque demande

Qualifier la nouvelle demande avec : pièces, surfaces, tâches, fréquence, niveau d’encombrement, escaliers, animaux, produits, matériel, accès, stationnement, fragilité de la personne et limites
Clarifier les tâches attendues, limites, habitudes utiles, risques du domicile et niveau de continuité
Vérifier zone, accès, trajet, compétence, disponibilité, matériel et solution de remplacement
Présenter mode d’intervention, prix, frais, contrat, annulation, traitement des données et interlocuteur

Chaque jour

Cartographier la tournée avec : domiciles, tâches, surfaces, durées, fenêtres horaires, clés, contraintes, allergies déclarées, animaux, étages, matériel et contacts
Affecter chaque passage selon compétence, relation de continuité, zone, contrat, temps et charge réelle
Construire le planning en intégrant : trajet, stationnement, temps d’installation, pauses, charge physique, temps de rangement, remise des clés et marge de retard
Confirmer les passages sensibles et vérifier la disponibilité des clés, documents et matériels

Chaque semaine

Organiser les relais avec : techniques d’entretien, limites de rôle, restrictions physiques, disponibilités, secteurs, habitudes utiles, clés détenues et domiciles connus
Identifier les passages qui ne peuvent pas être reportés et préparer au moins une solution de remplacement
Contacter le remplaçant avec mission, horaire, accès, risques, habitudes utiles et personne à joindre
Informer la personne accompagnée ou son contact du changement et confirmer l’identité du remplaçant

Chaque semaine

Prouver et facturer selon : devis et contrat, heures pointées, tâches prévues, absence ou annulation, frais annoncés, paiements, crédit d’impôt présenté séparément et attestation
Rapprocher planning, validation terrain, modification autorisée, tarification, aide éventuelle et reste à facturer
Émettre la facture ou télétransmission avec dates, détail, prix, frais, avances et mentions applicables
Traiter chaque rejet ou contestation à partir de la pièce manquante, du motif et du délai de correction

Chaque mois

Sécuriser les obligations propres au métier : prestations exactes d’entretien ou d’aide quotidienne, déclaration SAP si utilisée, assurance, devis, contrat, prix, frais, produits, clés et limites non médicales
Vérifier avant démarrage : tâches convenues, état du domicile, présence d’animaux ou tiers, produits et matériel disponibles, accès, durée, fréquence, prix et personne à joindre
Attribuer chaque obligation à un responsable avec échéance, preuve et procédure de renouvellement
Contrôler chaque mois dossiers incomplets, justificatifs expirés, changements de situation et actions ouvertes

Chaque jour

Écrire les décisions délégables avec niveau de risque, délai, mesure immédiate et personne à prévenir
Qualifier immédiatement : domicile dangereux, produit non identifié, matériel défectueux, charge trop lourde, chute, personne en difficulté, clé absente, tâche hors contrat ou soupçon de maltraitance
Protéger d’abord la personne et l’intervenant puis appeler le service compétent lorsque la situation l’exige
Décider maintien, adaptation, remplacement, report, interruption ou escalade et prévenir les personnes utiles

À chaque signalement

Tracer les signalements propres au métier : tâche non faite, casse, produit utilisé, surface abîmée, retard, clé, comportement, confidentialité, durée pointée, prix ou changement d’intervenant
Accuser réception et protéger immédiatement la personne, l’intervenant, les données ou les éléments de preuve
Comparer contrat ou prescription, planning, pointage, transmissions, échanges, facturation et version des personnes
Décider vérification terrain, changement d’intervenant, correction, remboursement, déclaration ou signalement adapté

À chaque intervention

Structurer chaque transmission avec : domicile, arrivée et départ, tâches réalisées, zone non traitée, produit ou matériel manquant, anomalie, dommage, alerte et suite
Consulter avant le passage les seules consignes à jour nécessaires à la mission
Tracer après le passage ce qui a été fait, refusé, modifié, observé et laissé en attente
Distinguer clairement fait observé, propos rapporté, action réalisée et appréciation professionnelle

Chaque semaine

Prévoir et contrôler les dépenses de : salaires ou honoraires, transport, assurance, téléphonie, pointage, équipements de protection, matériel, produits fournis et comptabilité
Rapprocher commande ou contrat, réception, bénéficiaire ou secteur, facture, avoir et échéance
Contrôler les notes de frais avec date, motif, trajet, justificatif, règle applicable et validation
Revoir chaque semaine factures, prélèvements, doublons, litiges, remboursements et trésorerie disponible

Chaque mois

Tenir les accès et moyens critiques : agenda, fiches domicile, clés et codes, téléphone, pointage, facturation, produits autorisés, contacts et comptes administrateurs
Donner à chaque personne un accès individuel limité aux missions et informations nécessaires
Transmettre une clé ou un code contre trace puis en organiser la restitution ou le changement
Retirer les accès le jour d’un départ, d’une fin de mission ou d’un changement de secteur

Chaque semaine

Inventorier et suivre : gants adaptés, chaussures, téléphone, clés, sacs, matériel de ménage fourni ou transporté, produits étiquetés et moyens de déplacement
Définir pour chaque élément responsable, emplacement, quantité, contrôle, entretien, remplacement et secours
Préparer avant départ le matériel propre, chargé, complet et adapté aux missions de la tournée
Isoler et traiter les incidents liés à : chute, coupure, projection, mélange de produits, mal de dos, casse, clé perdue, animal agressif, installation électrique ou logement insalubre