Processus métier

Agence web

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque trimestre

Choisir les offres prioritaires : site vitrine, refonte, e-commerce, maintenance et optimisation continue
Fixer pour le trimestre un objectif de chiffre d’affaires, marge, récurrence et capacité
Suivre chaque mois les indicateurs directeurs : marge par projet, temps consommé, mises en ligne à l’heure, maintenance récurrente et incidents
Refuser un nouveau projet s’il ne correspond ni au positionnement ni à la capacité disponible

Chaque semaine

Choisir trois canaux d’acquisition maximum et définir le type de prospect attendu pour chacun
Qualifier chaque demande avec : objectif du site, pages, fonctions, CMS, contenus, intégrations, hébergement, budget et date cible
Inscrire dans le pipe une prochaine action datée après chaque échange commercial
Mesurer chaque semaine demandes reçues, rendez-vous tenus, propositions envoyées et signatures

À chaque projet

Créer un brief obligatoire avant toute mise en production
Documenter dans le brief : arborescence, parcours, fonctions, contenus, données, intégrations, contraintes techniques et recette
Lister les contenus, accès et validations que le client doit fournir avec une date
La production ne démarre qu’après validation écrite du brief et disponibilité des éléments critiques

Chaque semaine

Cartographier les rôles et remplaçants : chef de projet, UX/UI, développement, intégration, recette, SEO technique et maintenance
Répartir la charge selon les compétences, la disponibilité et le niveau de risque du projet
Un projet ne peut pas dépendre d’une seule personne pour les accès, fichiers et prochaines actions
Revoir chaque semaine absences, surcharges, renforts et projets sans remplaçant

Chaque semaine

Créer un suivi par projet avec revenu vendu, temps prévu, temps passé et achats externes
Surveiller particulièrement : contenus en retard, fonctions implicites, retours de maquette, bugs de recette et maintenance non cadrée
Décider pour chaque dérive d’un recadrage, avenant, changement de méthode ou arrêt
Revoir chaque semaine les projets sous la marge cible ou au-dessus du temps vendu

Chaque trimestre

Créer un dossier par client avec contrat, sous-traitants, droits, données traitées et accès confiés
Vérifier avant production et livraison : licences, propriété du code, cookies, formulaires, données, mentions légales et accès hébergement
Toute cession de droits, utilisation de données ou intervention d’un sous-traitant doit être couverte par écrit
Contrôler chaque trimestre contrats, durées de conservation, accès actifs et preuves de consentement utiles

Chaque semaine

Écrire les décisions que le chef de projet peut prendre sans validation du dirigeant
Arbitrer chaque blocage avec trois éléments : impact client, impact délai et impact marge
Toute demande hors périmètre devient un avenant, un échange de priorité ou un refus écrit
Revoir chaque semaine les décisions en attente depuis plus de deux jours ouvrés

À chaque opportunité

Créer une trame de proposition avec problème, résultat attendu, périmètre, exclusions, planning et prix
Délimiter dans la proposition : pages, fonctionnalités, migrations, contenus, navigateurs, retours, maintenance et achats de licences
Présenter la proposition au décideur au lieu de l’envoyer sans explication
Relancer la proposition à J+2 puis J+7 avec une question de décision claire

À chaque projet

Créer un tableau de production unique avec projet, étape, responsable, échéance et statut
Organiser la production dans cet ordre : cadrage, arborescence, maquettes, développement, intégration, recette, sauvegarde et mise en ligne
Centraliser fichiers de travail, commentaires et versions dans l’espace prévu pour le projet
Contrôler avant présentation : responsive, formulaires, liens, performance, SEO de base, analytics, sécurité, sauvegarde et retour arrière

Avant chaque absence

Créer une fiche de passation courte utilisable pour tous les projets
Inclure dans chaque passation : environnement, branche, accès, sauvegarde, tickets ouverts, recette, date de mise en ligne et rollback
La personne qui reprend confirme qu’elle peut ouvrir les fichiers et exécuter la prochaine action

Chaque mois

Lister abonnements, prestataires et achats avec montant, échéance, propriétaire et projet associé
Valider toute nouvelle dépense en vérifiant son utilité, sa durée d’engagement et sa refacturation possible
Contrôler chaque mois les doublons, licences inutilisées et renouvellements à résilier

Chaque mois

Créer un registre des accès par client, outil, propriétaire et niveau d’autorisation
Demander des accès nominatifs ou délégués et éviter les mots de passe partagés par e-mail
Retirer les accès des collaborateurs et prestataires dès la fin de leur intervention
Contrôler chaque mois les accès administrateur, moyens de récupération et doubles authentifications