Processus métier
Agence marketing
Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.
Liste des processus
01
Piloter la charge et les priorités
Chaque semaine, synthèse mensuelle
- Estimer la capacité hebdomadaire disponible par rôle et réserver une marge pour les imprévus
- Affecter chaque projet avec une charge estimée, un responsable et une date de prochain jalon
- Comparer chaque semaine charge vendue, charge planifiée et charge réellement consommée
- Repérer les personnes au-dessus de 90 % de capacité pendant deux semaines consécutives
02
Qualifier et chiffrer une prestation
À chaque opportunité
- Créer une trame de proposition avec problème, résultat attendu, périmètre, exclusions, planning et prix
- Délimiter dans la proposition : canaux couverts, volume de campagnes, livrables mensuels, reporting, réunions et demandes hors forfait
- Présenter la proposition au décideur au lieu de l’envoyer sans explication
- Relancer la proposition à J+2 puis J+7 avec une question de décision claire
03
Cadrer le brief et le périmètre
À chaque projet
- Créer un brief obligatoire avant toute mise en production
- Documenter dans le brief : cible, offre, message, canaux, calendrier, budget, preuves disponibles et validation attendue
- Lister les contenus, accès et validations que le client doit fournir avec une date
04
Planifier et contrôler les livrables
Chaque semaine
- Créer un tableau de production unique avec projet, étape, responsable, échéance et statut
- Organiser la production dans cet ordre : stratégie, calendrier, briefs, production, contrôle, diffusion puis optimisation
- Centraliser fichiers de travail, commentaires et versions dans l’espace prévu pour le projet
- Contrôler avant présentation : cohérence offre-message-cible, liens, tracking, orthographe, formats et autorisations
05
Organiser la validation et la livraison
À chaque jalon
- Définir un circuit de validation avec un décideur client et un canal de retour unique
- Faire valider selon ce protocole : un calendrier mensuel, un décideur client et une validation groupée avant diffusion
- Regrouper les retours contradictoires avant de lancer une nouvelle version
06
Organiser l’équipe et les remplacements
Chaque semaine
- Cartographier les rôles et remplaçants : stratège, chef de projet, acquisition, contenu, design, tracking et remplaçant de compte
- Répartir la charge selon les compétences, la disponibilité et le niveau de risque du projet
- Un projet ne peut pas dépendre d’une seule personne pour les accès, fichiers et prochaines actions
07
Suivre la marge des projets
Chaque semaine, synthèse mensuelle
- Créer un suivi par projet avec revenu vendu, temps prévu, temps passé et achats externes
- Surveiller particulièrement : réunions non prévues, demandes dispersées, reporting manuel, retours tardifs et production hors forfait
- Décider pour chaque dérive d’un recadrage, avenant, changement de méthode ou arrêt
- Revoir chaque semaine les projets sous la marge cible ou au-dessus du temps vendu
08
Facturer et suivre les encaissements
Chaque semaine
- Définir les déclencheurs de facturation : signature, acompte, jalon, livraison ou abonnement
- Envoyer la facture avec le bon de commande ou la preuve du jalon lorsqu’ils sont requis
- Suivre chaque semaine les factures à émettre, échues et à relancer