Processus métier

Agence immobilière professionnelle

Les processus essentiels à structurer pour piloter cette activité au quotidien.

Liste des processus

Chaque mois

Choisir le positionnement du métier : vente, location ou les deux, secteurs couverts, types de biens, mandats exclusifs ou simples, gamme de prix, stock actif et capacité de visite
Piloter la performance avec : estimations, mandats signés, exclusivités, annonces actives, leads, visites, offres, compromis, actes, délai de vente, honoraires et encaissements
Classer le portefeuille par potentiel, urgence, maturité, complexité, charge et probabilité de conclusion
Comparer chaque mois entrées, mandats signés, visites, offres, compromis ou actes, abandons et encaissements

Chaque semaine

Organiser la prospection autour de : avis de valeur, propriétaires, bailleurs, recommandations, anciens clients, quartier, partenaires locaux et demandes entrantes
Créer chaque opportunité avec origine, contact, besoin, adresse ou zone, échéance et prochaine relance
Qualifier l’intérêt, la décision, la concurrence, le calendrier et les conditions du mandat proposé
Présenter précisément l’offre de service : estimation, mandat de vente ou de location, préparation du bien, diffusion, qualification des contacts, visites, négociation et suivi jusqu’au notaire

À chaque dossier

Constituer la checklist métier avec : identité et pouvoir du vendeur ou bailleur, titre, mandat, caractéristiques, urbanisme utile, diagnostics et DPE, charges, travaux, taxes, clés, prix et annonce
Ouvrir le dossier avec identité vérifiée, coordonnées, mandat, objet, interlocuteurs et chronologie
Collecter les pièces directement auprès de la source ou tracer leur provenance et leur date
Vérifier cohérence des identités, pouvoirs, propriété ou capacité, caractéristiques, prix et documents techniques

Chaque semaine

Tenir la matrice d’équipe avec : carte ou attestation d’habilitation, secteur, vente ou location, estimation, négociation, dossiers actifs, clés confiées, visites et relais
Affecter chaque dossier selon zone, charge, compétence, relation client et risque de conflit
Préparer le remplacement avec synthèse, contacts, engagements, visites, offres, pièces et prochaines échéances
Faire une revue hebdomadaire de charge, dossiers sans action, absences, retards et besoins d’appui

Chaque semaine

Suivre les honoraires et commissions avec : numéro de mandat, barème, prix du bien, charge vendeur ou acquéreur, partage inter-agence, compromis, acte authentique, facture et règlement
Vérifier avant facturation que l’opération et les conditions d’exigibilité des honoraires sont effectivement réunies
Émettre la facture avec le bon client, dossier, montant, taux de taxe, pièce justificative et échéance
Rapprocher encaissement, facture, acte, partage interne ou inter-agence et éventuel avoir

Chaque mois

Tenir les échéances et preuves suivantes : carte professionnelle, garantie ou attestation de non-détention de fonds, responsabilité civile, déclaration d’établissement, habilitations, registre des mandats, barème, affichages, annonces et vigilance LCB-FT
Centraliser les barèmes, affichages, mentions d’annonce, registres et modèles de mandat en vigueur
Vérifier avant utilisation que le mandat est écrit, signé, daté, numéroté, encore valable et adapté à la mission
Appliquer les contrôles d’identité, de bénéficiaire effectif, de risque et de vigilance LCB-FT prévus pour le dossier

À chaque arbitrage

Écrire les décisions délégables avec montant, délai, limite, preuve et personne à prévenir
Qualifier immédiatement les décisions sensibles : offre proche de l’échéance, baisse de prix, document vendeur manquant, diagnostic expiré, anomalie de propriété, conflit entre offres ou incident de visite
Rassembler les faits et l’échéance avant de solliciter l’arbitre compétent
Tracer la décision, son auteur, ses conditions et la prochaine action dans le dossier

À chaque demande

Qualifier chaque projet avec : achat ou location, composition du foyer, secteurs, type de bien, surface, critères impératifs, budget, apport, financement, calendrier et bien à vendre
Vérifier le besoin réel, les critères indispensables, les compromis possibles et les exclusions
Vérifier la faisabilité financière avec : budget global, apport, accord ou simulation bancaire, frais d’acquisition, travaux, condition de vente préalable et délai d’obtention
Confirmer par écrit périmètre, prochaines étapes, documents attendus et délai de réponse

À chaque visite

Préparer chaque visite avec : bien, vendeur ou bailleur informé, acquéreur ou locataire qualifié, clés, accès, sécurité, diagnostics disponibles, points sensibles et bon de visite si utilisé
Confirmer rendez-vous, identité du visiteur, disponibilité, adresse, accès et consignes avant le déplacement
Présenter les faits connus sans masquer une information défavorable ni inventer une réponse
Recueillir immédiatement intérêt, réserves, questions, positionnement et prochaine action

Chaque semaine

Prévoir et imputer les dépenses suivantes : portails d’annonces, photographe, visite virtuelle, diagnostics autorisés, panneau, publicité, logiciel, inter-cabinet et dépenses validées par bien
Rapprocher la facture avec fournisseur, commande, prestation réalisée, dossier et accord prévu
Faire valider les dépenses hors budget ou refacturables avant paiement
Contrôler chaque semaine échéances, doublons, avoirs, dépenses sans dossier et prélèvements anormaux

À chaque changement

Organiser les accès autour de : mandat vendeur ou bailleur, titre ou pouvoir, diagnostics, DPE, annonce, clés, contacts acquéreurs ou locataires, offres et dossier notarial
Créer un dossier unique avec responsable, relais, statut, prochaine action et échéance
Partager uniquement les pièces utiles via un accès nominatif et révocable
Retirer sans délai les accès des sortants et contrôler les comptes partagés ou inactifs

À chaque réclamation

Tracer les réclamations propres au métier : estimation, mandat, annonce inexacte, honoraires, visite, clé, défaut d’information, offre non transmise, discrimination alléguée ou délai de suivi
Accuser réception et annoncer le délai de vérification sans reconnaître un fait non établi
Comparer mandat, échanges, annonce, visite, offre, pièces transmises et obligations applicables
Répondre avec faits établis, correction, responsable, délai et voie d’escalade ou de médiation utile